Ga direct naar inhoud

Cliëntenonderzoek

Vanuit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en de sanctiewet zijn we verplicht om cliëntenonderzoek uit te voeren, zodra een (nieuwe) klant (werkgever) een pensioenregeling wil afsluiten of verlengen. Na zo'n cliëntenonderzoek weten we precies met wie we zaken doen.

Om te beoordelen of we de pensioenregeling kunnen uitvoeren, hebben we informatie en documenten nodig. Dat is niet alleen belangrijk voor het cliëntenonderzoek, maar ook voor latere verwerking van de pensioenregeling in de administratie. Zodra alle benodigde documenten zijn aangeleverd, controleren we de gegevens en wordt door ons beoordeeld of de overeenkomst inderdaad tot stand kan komen.

Aan te leveren documenten

Je adviseur vraagt de benodigde documentatie uit bij jou als werkgever:

  • Kopie ID-bewijs van de ondertekenaar(s) van de overeenkomst (aanleveren zonder zichtbaar bsn nummer)
  • Ingevuld en ondertekend formulier cliëntenonderzoek
  • Een kopie ID-bewijs van de ondertekenaar(s) van zowel de uitvoeringsovereenkomst als het formulier cliëntenonderzoek (zonder zichtbaar bsn nummer).
  • De IBAN van de contractant. In geval van aparte factuurgroepen: IBAN van de gelieerde ondernemingen

Proces en tijdlijnen cliëntenonderzoek pensioen

Afbeelding infographic 'Aan de slag met het cliëntenonderzoek Nationale-Nederlanden Pensioen'

Veelgestelde vragen

Waarom voeren jullie het cliëntenonderzoek uit?
We voeren cliëntenonderzoek uit omdat we willen weten met wie we zaken doen. Ook zijn wij vanuit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en de sanctiewet verplicht om cliëntenonderzoek uit te voeren, zodra een (nieuwe) klant (werkgever) een pensioenregeling wil afsluiten of verlengen. Na zo’n cliëntenonderzoek weten we of we zaken doen met een bedrijf dat past binnen ons beleid en Nationale-Nederlanden als bedrijf. Om te beoordelen of we de pensioenregeling kunnen uitvoeren, hebben we informatie en documenten nodig. Dat is niet alleen belangrijk voor het cliëntenonderzoek, maar ook voor latere verwerking van de pensioenregeling in de administratie. Zodra alle benodigde documenten zijn aangeleverd, controleren we de gegevens en wordt door ons beoordeeld of de overeenkomst inderdaad tot stand kan komen.
Welke informatie moet altijd worden aangeleverd voor het cliëntenonderzoek?

Om het cliëntenonderzoek uit te kunnen voeren hebben wij in elk geval de volgende documenten nodig:

  • Een ondertekende uitvoeringsovereenkomst
  • Een volledig ingevuld en ondertekend formulier cliëntenonderzoek (voorheen UBO verklaring) Let op: bij gelieerde ondernemingen waarbij sprake is van aparte facturatie vragen wij van elke onderneming een ingevuld en ondertekend formulier cliëntenonderzoek.
  • Een kopie ID-bewijs van de ondertekenaar(s) van zowel de uitvoeringsovereenkomst als het formulier cliëntenonderzoek. Zonder zichtbaar burgerservicenummer. Zie voor tips: Informatie over identiteitsfraude : NN
  • De IBAN van de contractant. Let op: bij gelieerde ondernemingen waarbij sprake is van aparte facturatie vragen wij van elke onderneming de IBAN op te geven. Is er sprake van een verlenging van een uitvoeringsovereenkomst en is het IBAN niet gewijzigd? Dan hoeft het IBAN niet te worden doorgegeven.
Waarom hebben jullie de UBO verklaring vervangen door het formulier cliëntenonderzoek?
Een aantal vragen op de UBO verklaring werd soms niet goed begrepen en daarom niet volledig beantwoord. Dit zorgde ervoor dat wij na ontvangst van de UBO verklaring vaak aanvullende informatie op moesten vragen bij de contractant. In het nieuwe formulier cliëntenonderzoek hebben wij de vragen en invulvelden verduidelijkt. Ons doel is hierdoor minder aanvullende vragen te hoeven stellen en het cliëntenonderzoek dus sneller af te kunnen ronden. Gebruik vanaf nu daarom dit nieuwe formulier.
De overeenkomst Pensioen APK moet door dezelfde persoon worden ondertekend als de uitvoeringsovereenkomst van de pensioenregeling, waarom is dat?
Dit is geen juridische eis, maar een praktische vereenvoudiging zodat wij het proces rondom de implementatie sneller kunnen laten verlopen.
Waarom vragen jullie informatie over bedrijfsactiviteiten in bepaalde landen?
Bepaalde landen kunnen een verhoogd risico met zich meebrengen. Om een volledig klantbeeld te vormen, willen we graag weten met welke landen er zaken worden gedaan.
Hebben jullie een organogram nodig?
Niet altijd. We kunnen om een organogram vragen als de specialist cliëntenonderzoek dat beoordeelt en nodig heeft voor het onderzoek omdat er bijvoorbeeld wat onduidelijk is over de structuur en/of het vaststellen van de UBO.
Wanneer is een kopie bewijs van inschrijving of wijziging van het UBO-register nodig?
Wanneer de ingevulde informatie op het formulier cliëntenonderzoek niet overeenkomt met de informatie in het UBO-register, of wanneer wij geen informatie krijgen uit het UBO-register, vragen wij een kopie bewijs van inschrijving of bewijs van wijziging van het UBO-register op via de adviseur.
Wanneer vragen jullie om meerdere handtekeningen op de uitvoeringsovereenkomst?
De uitvoeringsovereenkomst moet worden ondertekend door de tekenbevoegde(n) zoals deze is/zijn opgenomen in de KVK (al dan niet in de statuten). Als er beperkingen gelden zoals een maximumbedrag waarvoor getekend mag worden, houd hier dan rekening mee.
Wanneer vragen jullie om een nieuw ID bewijs
Wij verifiëren de identiteit van elke ondertekenaar. Wanneer er een kopie ID ontbreekt of niet als geldig wordt beschouwd, vragen wij hiervoor kopie ID bewijzen op.
Wat zijn opschortende voorwaarden?
Opschortende voorwaarden zijn opgenomen in de uitvoeringsovereenkomst. Je kunt deze vinden in artikel 8: Voorwaarden en aanvullende informatie. Alleen als aan al de in dit artikel genoemde voorwaarden is voldaan, is de overeenkomst van kracht vanaf de ingangsdatum die in de overeenkomst is opgenomen. Als niet aan alle voorwaarden is voldaan, komt de overeenkomst niet tot stand.
Accepteren jullie buitenlandse IBAN’s?
In beginsel accepteert Nationale-Nederlanden Pensioen alleen Nederlandse IBAN’s. Voor bankrekeningen binnen de EU/EER kan er sprake zijn van een uitzondering. Dit moet per case worden beoordeeld door de specialist cliëntenonderzoek. Let op: hiervoor kan aanvullende informatie benodigd zijn.
Welke digitale handtekeningen accepteren jullie?
We ondersteunen digitale handtekeningen waarbij gebruik is gemaakt van Adobe Acrobat Sign of Docusign. Gebruikt de klant deze tools niet? Dan vragen we je de Audit Trail aan te leveren. Een Audit Trail is een systeem dat automatisch stapsgewijs alle uitgevoerde activiteiten voor een onderzoek gedetailleerd vastlegt en opslaat. Hierop zie je de datum en het tijdstip waarop het document is ondertekend. Ook vind je de naam van de ondertekenaar en de bestandsnaam van het ondertekende document.
In welke situaties vragen jullie aanvullende informatie op?

Gedurende het onderzoek kan het voorkomen dat wij meer informatie nodig hebben om het cliëntenonderzoek te kunnen afronden. Je kunt hierbij denken aan vragen over bijvoorbeeld bedrijfsactiviteiten of over bepaalde personen. Het kan ook zijn dat wij aanvullende documenten nodig hebben. Hieronder vind je een overzicht van de meest voorkomende documenten die wij opvragen per type organisatie. Dit overzicht is ter indicatie. Er kan nog andere aanvullende informatie door ons worden opgevraagd.

Type organisatie Aanvullende documenten
BV/NV en vergelijkbare entiteiten opgericht naar buitenlands recht 1. Aandeelhoudersregister(s) van alle tussenliggende entiteiten tot aan de uiteindelijk belanghebbende(n)
2. Volledig organogram waaruit het procentuele aandeelhoudersbelang blijkt.
BV/NV waarvan de aandelen worden gehouden door een Stichting Administratiekantoor (STAK) of als onze cliënt een STAK is 1. Kopie statuten STAK
2. Kopie certificaathoudersregister
VOF, Maatschap en vergelijkbare buitenlandse entiteiten Kopie vennootschapsovereenkomst
CV of vergelijkbare buitenlandse entiteit Kopie commanditaire vennootschapsovereenkomst
Kerkgenootschap Kopie statuten en eventueel aanvullend document waaruit blijkt bij welke koepelorganisatie het kerkgenootschap is aangesloten
Buitenlandse entiteiten Een uittreksel uit het handelsregister van het betreffende land
Welke contactmomenten zijn er tijdens het cliëntenonderzoek/op welke momenten sturen jullie een rappel?

Na ontvangst van de ondertekende uitvoeringsovereenkomst ontvangt de adviseur van ons een bevestiging per e-mail. Als de voor het cliëntenonderzoek benodigde documenten niet samen met de ondertekende uitvoeringsovereenkomst zijn ingediend, dan vragen wij in onze e-mail deze documenten alsnog aan te leveren. Hebben wij na ongeveer twee weken de benodigde documenten nog niet ontvangen, dan starten we met het rappelbeleid. Dit houdt in dat we een eerste rappel sturen per e-mail, dan na ongeveer twee weken nog een (telefonisch) rappel en nog twee weken later nog een laatste herinnering. De rappels sturen wij via e-mail aan de adviseur. De werkgever ontvangt een kopie als de contactgegevens bij ons bekend zijn. Van de laatste herinnering ontvangt de werkgever altijd een kopie.

Het is daarom belangrijk dat wij – samen met de ondertekende uitvoeringsovereenkomst – ook het e-mailadres ontvangen van de contactpersoon bij de werkgever.  

Waarom sturen jullie deze rappels?
In de uitvoeringsovereenkomst hebben we opschortende voorwaarden opgenomen. In de opschortende voorwaarden is een termijn van maximaal 10 weken opgenomen. Om ons te kunnen houden aan die 10 weken en ook de (potentiële) klant tijdig te kunnen informeren als we (in zeer uitzonderlijke gevallen) geen zaken willen doen, sturen we drie rappels.