Van remote werken een succes maken? Dat zit zo

Overal ter wereld werken: zou dat bij jouw bedrijf passen? Je geeft je werknemers vrijheid, kunt talent inschakelen uit alle landen en bespaart op kantoorkosten. Toch brengt volledig op afstand werken ook uitdagingen met zich mee. In dit artikel vertellen we hoe je van remote werken een succes maakt.

Wat is remote werken?

Remote werken is volledig werken op afstand in het buitenland. Zowel jij als je personeel zitten niet op een vaste plek. Sterker nog: een kantoor is overbodig. Het gaat dus over locatie onafhankelijk werken. De ene collega werkt bijvoorbeeld vanuit een koffietentje in Londen of een flexwerkplek in Parijs. Terwijl jij in de tuin van je tijdelijke huurhuis in Zuid-Frankrijk achter je laptop zit. Een remote werker is ook wel een ‘digital nomad’.

Het verschil tussen remote werken en hybride werken

Bij hybride werken krijgen werknemers de vrijheid om hun werkplek zelf te kiezen. Bijvoorbeeld een dag thuis of in de bibliotheek in de buurt. Maar er is nog wel een kantoor. Dat is vaak meer een ontmoetingsplek, of een handige locatie om vergaderingen of presentaties te houden. Bij remote werken is er geen kantoor. Jullie gaan echt volledig op afstand aan de slag.

Wat zijn remote banen?

Niet alle banen kunnen op afstand worden uitgevoerd. Een zorgmedewerker, leraar of automonteur moet een vaste werkplek met materialen hebben. Maar hebben je mensen niet veel meer nodig dan een laptop? En hoeven ze niet vaak fysiek af te spreken met klanten of opdrachtgevers? Dan is het makkelijker op afstand werken. Dat geldt bijvoorbeeld voor een content creator, projectmanager of programmeur. Het hangt dus van je bedrijfstak, sector en opdrachtgevers af of remote werken bij jou past.

Wat zijn de voordelen van remote werken?

Tijdens de coronagolven zagen veel bedrijven: op afstand werken is mogelijk. En het heeft nog voordelen ook. Zo scheelt het reiskosten en elektriciteitskosten. Ook werknemers waardeerden het thuiswerken tijdens corona. Uit het Thuiswerkonderzoek van Nationale-Nederlanden in 2020 bleek dat maar liefst 90% van de deelnemers goed kon thuiswerken. Vaak waren ze productiever, omdat ze minder afleiding hadden.

Werk je volledig op afstand? Dan gelden deze voordelen ook. Dit zijn de voordelen van remote werken op een rijtje:

• Je bespaart kosten

  Zonder vast pand bespaar je een heleboel kosten. De belangrijkste zijn de kantoorkosten. Denk aan de huur, elektriciteit en schoonmaak. Ook vervallen veel borrels en hoeft de kantine geen lunch meer te verzorgen. Daarnaast bespaar je op de reiskosten.

• Het is duurzaam

  Omdat het woon-werkverkeer wegvalt, is je CO2-uitstoot een stuk lager. Daarnaast hoeft de verwarming of airco op kantoor niet aan. In een groot pand kost dat normaal gesproken behoorlijk wat energie. Remote werken is dus ook duurzamer.

• Betere balans tussen werk en privé

  Een ander voordeel van een remote baan is een betere balans tussen werk en privé. Je werknemers hoeven zich minder te houden aan vaste werktijden. Ze zijn ook minder tijd kwijt aan naar kantoor toe reizen. Hierdoor kunnen ze bijvoorbeeld hun kind van school ophalen, naar de tandarts of even sporten. En die voordelen gelden natuurlijk ook voor jou.

• Je bent aantrekkelijk als werkgever

  Je geeft mensen meer vrijheid en flexibiliteit om hun tijd in te delen. Je biedt als werkgever aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden. Daarmee toon je goed werkgeverschap. Zo behoud je je personeel langer én trek je sneller nieuw talent aan.

• Hogere productiviteit en minder stress

  Uit onderzoek blijkt dat werknemers van remote werken over het algemeen gelukkiger worden. Vooral millennials werken graag vanuit het buitenland. Werkplezier leidt over het algemeen weer tot een hogere productiviteit. Sowieso zijn veel werknemers productiever als ze niet op kantoor aan de slag zijn. Er is geen afleiding van collega’s. Hierdoor kunnen ze zich beter concentreren. Daarnaast zijn mensen misschien veel buiten, in een ontspannende omgeving. En dat zorgt weer voor minder stress en meer welzijn.

• Toegang tot een groter talentenbestand

  Daarbij kan remote werken een oplossing bieden als je op zoek bent naar nieuwe werknemers. Je personeel hoeft namelijk niet meer per se uit Nederland te komen. Bij remote werken kun je gemakkelijk talent inhuren vanuit het buitenland. Denk aan tijdelijke krachten, zoals freelancers.

  Zit je met een bepaalde kwestie waar je niet uitkomt? Kom je onverwachts mensen tekort door ziekte-uitval? Dan kun je dus meteen specialisten en digital nomads uit het buitenland inhuren. Zo ben je flexibeler. En het is gunstig voor de ontwikkeling en groei van je bedrijf.

Wat zijn de uitdagingen van remote werken?

Het aanbieden van remote banen kan veel voordelen hebben. Maar er zijn ook uitdagingen wanneer je niet meer fysiek samenkomt. Hieronder vertellen we hoe je daarmee omgaat.

Minder sociale interactie

Tijdens de coronagolven werd er veel thuisgewerkt. Dit gaf werknemers veel flexibiliteit. Maar zij ervaarden ook een gevoel van isolatie. Niet gek: wanneer je personeel thuis of op een andere plek aan de slag gaat, is er minder sociale interactie. Collega’s lunchen niet meer samen. Een spontaan gesprek aan iemands bureau ontstaat ook niet meer. Hoe zorg je dan toch voor een ‘teamspirit’?

• Blijf sociale interacties stimuleren. Plan bijvoorbeeld een moment in dat werknemers in verschillende landen elkaar online kunnen ontmoeten. Ze hoeven het dan niet over werk te hebben.
• Check via videobellen vaker bij ze in. Soms is een e-mail al genoeg. Het gaat erom dat je laat weten dat je er bent. Daarmee toon je je betrokken.
• Je kunt ook een ‘real life’ ontmoeting organiseren per afdeling. Of per stad. Misschien heb je veel werknemers uit Amsterdam, Londen of Hongkong. Zij kunnen dan samenkomen in een café of op een flexwerkplek.

Inwerken op afstand is lastig

Een nieuwe werknemer op afstand inwerken is niet altijd even makkelijk. Omdat alles digitaal gaat, kan het inwerken langer duren. Hoe je daarmee omgaat?

• Maak een digitale inwerkgids. Hier staat alle informatie in over het bedrijf en jullie werkprocessen.
• Wijs een buddy toe. De nieuwe werknemer kan al zijn vragen en ideeën bij diegene kwijt. Omdat alles digitaal gaat, voelen nieuwe werknemers namelijk eerder een drempel om vragen te stellen. Met een buddy voorkom je dat.
• Breng de bedrijfscultuur en de bijbehorende normen en waarden over via een toffe video. Of met een andere manier van storytelling.
• Neem de tijd. Inwerken op afstand kost nu eenmaal meer tijd dan op kantoor. Dat hoort erbij.

Minder zicht op het werk

Wanneer je personeel op afstand werkt, is er vertrouwen nodig vanuit jou. Je hebt namelijk minder zicht op wat werknemers aan het doen zijn, en wanneer. Anders gezegd, je kunt hun performance minder goed in de gaten houden. Wat kun je daaraan doen?

• Plan vaste check-in momenten in. Elke week op maandagochtend bijvoorbeeld. Vergeet niet rekening te houden met mogelijke tijdverschillen
• Wees duidelijk naar je werknemers. Bijvoorbeeld over werktijden. Mogen ze op elk moment werken? Of zijn er momenten dat ze allemaal beschikbaar moeten zijn?
• Vertrouw erop dat ze hun werk goed doen. Ook bij remote werken is micro-managen af te raden. Iedereen heeft behoefte aan autonomie en aan zelfregie. Dat zorgt voor meer motivatie en minder verzuim.

Vermoeid door online meetings

Vinden alle meetings online plaats? Dan kan het zijn dat werknemers vermoeid raken door het vele videobellen. Via een scherm communiceren nodigt minder uit om actief mee te doen. Hoe houd je je werknemers dan toch gemotiveerd en gefocust tijdens meetings

• Bied de juiste technologie aan. Je kunt verschillende communicatietools uittesten, om vervolgens een keuze te maken. Laat je werknemers vooral feedback geven.
• Ook zijn goede werkattributen belangrijk. Denk bijvoorbeeld aan een headset. Maak ook afspraken met je werknemers. Plan een lange pauze tussen meetings, in plaats van maar vijf minuten. Zo houd je je werknemers gemotiveerd én productief.

Zo maak je van remote werken een succes

• Plaats je vacatures in meerdere talen

  Remote werken heeft als voordeel dat je gebruik kunt maken van talent uit het buitenland. Hoe pak je dat aan? Plaats je vacature bijvoorbeeld in meerdere talen, in plaats van alleen in het Engels. Zo maak je ook van diversiteit en inclusie een speerpunt

• Werk veilig samen

  Betrouwbare internetverbindingen zijn een must als je op afstand werkt. Je kunt bijvoorbeeld een VPN gebruiken. Deze beveiligt je internetverkeer en beschermt je gegevens. Denk ook na over hoe je informatie deelt en opslaat als er geen vaste werkplek meer is.

• Overweeg een workation

  Gaat remote werken je toch net iets te ver? Je kunt ook een workation aanbieden. De naam zegt het al: je gaat op vakantie én je gaat aan het werk. Je mensen werken dus niet volledig op afstand in het buitenland, maar een periode. Ze doen hun taken meestal in een inspirerende en ontspannende omgeving. En zijn daar geen vakantiedagen aan kwijt. Ideaal, toch?

Wat zijn de regels voor remote werken?

Goed om te weten: als je werknemers over de hele wereld werken, heeft dit zowel juridische als financiële gevolgen. Het verschilt per land hoe deze eruitzien. Ook is het in de Europese Unie weer anders geregeld dan daarbuiten. Zorg dat je goed op de hoogte bent en lees je in of vraag advies.

Inkomstenbelasting

Over het algemeen moet inkomstenbelasting betaald worden in het land waar je woont. Werk je in een ander land? Dan betaal je in dat land loonbelasting. Om dubbele belastingen te voorkomen, zijn er speciale belastingverdragen. Op de website van de Belastingdienst lees je hier meer over.

Pensioen

Voor pensioen is het weer net even anders. Heel belangrijk: jij en je werknemers bouwen geen AOW op als jullie een langere periode in het buitenland wonen of werken. Hierdoor ontstaat al snel een pensioentekort. Niet alle landen hebben een vergelijkbare regeling als de AOW. Of je werknemer aanvullend pensioen opbouwt, hangt af van de pensioenregeling die jij hebt.

Een employer of record inschakelen

Wanneer je personeel over de hele wereld werkt, kun je een ‘employer of record’ inschakelen. Dit is een bedrijf dat alle financiële zaken en belastingvragen regelt per werknemer per land. De employer of record houdt dan rekening met lokale wetgeving. Hoeveel uur mag iemand maximaal werken in een bepaald recht? En op hoeveel vakantiedagen heeft iemand recht?