Hybride werken? Dat zit zo
Hybride werken wordt steeds meer de standaard, het nieuwe normaal. Geen verrassing, want tijdens de coronacrisis hebben zowel werknemers als werkgevers ontdekt welke voordelen deze flexibele manier van werken biedt. In dit artikel lees je wat hybride werken oplevert, hoe je het succesvol invoert en wat er komt kijken bij een hybride werkomgeving.
Wat is hybride werken?
Hybride werken betekent dat werknemers de vrijheid krijgen om hun werkplek flexibel kiezen. Dat kan op kantoor zijn of een dag thuis. Maar bijvoorbeeld ook in een andere omgeving, zoals een koffietentje. Hierbij is het type werk leidend voor het kiezen van de werklocatie.
Zo kunnen medewerkers ’s morgens vanuit huis beginnen aan het doorlezen van een rapport. Na de ochtendspits de mailbox bijwerken in de trein op weg naar kantoor. Om daar met collega’s samen verder te werken aan een project. Zo kiezen ze zelf welke werkomgeving op dat moment voor hun het beste werkt.
Locatie-onafhankelijk werken is een blijvertje
Door de coronacrisis heeft de behoefte aan hybride werken een enorme vlucht genomen. Werknemers zijn gehecht geraakt aan het zelf kiezen van de werklocatie. De Monitor Hybride Werken die KPN publiceerde in maart 2022 is er helder over: 85 procent van de werknemers wil zelf beslissen op welke dagen ze naar kantoor afreizen. Een derde geeft aan van baan te wisselen als hun werkgever ze verplicht volledig naar kantoor te komen.
Nederlandse werkgevers zetten sinds de coronacrisis dan ook fors in op meer thuiswerken, blijkt uit een groot onderzoek van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat uit juli 2021. De ondervraagde bedrijven bieden hun medewerkers bijvoorbeeld een budget aan om een goede thuiswerkplek mee in te richten, bieden mogelijkheden om online te vergaderen en faciliteren flexibele werktijden.
Daarmee lijkt locatie-onafhankelijk werken, ook wel hybride werken of remote werken genoemd, een blijvertje. En dat is niet zo gek, want hybride werken levert veel op.
Wat levert hybride werken op?
Zowel de werknemer als werkgever zien de hybride manier zitten, ook wel het 'nieuwe werken’ genoemd. Maar waarom eigenlijk? Hieronder zie je de vijf voordelen. Gelden ze ook voor jouw bedrijf?
5 voordelen van hybride werken:
1. Efficiënter werken, verhoogde prestaties en meer productiviteit door minder afleiding
2. De vrijheid om werk en privé beter te combineren
3. Keuzevrijheid zorgt voor meer werkgeluk
4. Lagere reiskosten en CO2-uitstoot
5. Afstand woning tot kantoor minder belangrijk door thuiswerken
Ook de Rijksoverheid stimuleert het hybride werken
De voordelen van hybride werken zijn ook onze overheid niet ontgaan. Hybride werken draagt namelijk bij aan oplossingen voor allerlei landelijke problemen: files, klimaat, druk op de zorg. Deels thuis, deels op kantoor werken is daarom het uitgangspunt voor alle ambtenaren van de Rijksoverheid.
Financiële voordelen voor jou als werkgever
Met een campagne wil het Rijk breed de voordelen van hybride werken promoten. Ze zijn daarover met werkgevers in gesprek. En er worden financiële prikkels verkend. Je mag bijvoorbeeld sinds 1 januari 2022 werknemers die thuiswerken een vergoeding geven. De vergoeding is onbelast tot maximaal 2 euro per dag. Zo kun je kosten die je medewerkers door het hybride werken maken compenseren.
De Wet flexibel werken
Werknemers hebben niet automatisch recht om thuis te werken, maar kunnen dankzij de Wet flexibel werken wel een verzoek indienen bij hun werkgever voor een hybride werkplek. Deze wet geldt sinds 1 januari 2016. Daarvoor konden medewerkers alleen een verzoek voor aanpassing van de arbeidsduur indienen, en nu mag dat dus ook voor de werktijden en arbeidsplaats.
Let op: dit mag wel alleen als zij langer dan een halfjaar in dienst zijn. En als werkgever mag je het verzoek tot hybride werken alleen weigeren als er zwaarwegende bedrijfsbelangen zijn. Bijvoorbeeld als de functie vereist dat de werknemer aanwezig is op locatie. Zo wordt thuiswerken als treinconducteur best lastig.
Wat is belangrijk bij hybride werken?
Het is belangrijk dat je als werkgever het goede voorbeeld geeft, blijkt uit een onderzoek dat onafhankelijk onderzoeksbureau I&O Research uitvoerde onder werkend Nederland in opdracht van de Coalitie Anders Reizen. Lead by example, zoals de Amerikanen zeggen. Dat doe je door zelf regelmatig thuiswerken en werken op kantoor af te wisselen. En te delen welke voordelen dit je biedt.
Bijvoorbeeld voor een betere werk-privébalans: zo heb je opeens tijd voor een rondje hardlopen tijdens de lunch of kun je werk en kinderopvang beter combineren. Door dit proactief te delen, voelen je medewerkers zich ook vrij om hun arbeidsplaats flexibel te kiezen en op andere locaties te gaan werken. Geef daarbij aan wat de spelregels zijn, zodat je werknemers weten welke ruimte ze mogen nemen.
Een andere leiderschapsstijl
Ook vraagt hybride werken om een andere manier van samenwerken en leidinggeven. Namelijk leiderschap dat uitgaat van vertrouwen, vrijheid en verantwoordelijkheid. Leidinggevenden met een neiging tot micromanagen zullen daarom misschien geen voorkeur voor hybride werken hebben. Bied daarom de managers binnen je bedrijf begeleiding om ook op afstand effectief leiding te leren geven en bespreek bijvoorbeeld deze checklist met de 7 eigenschappen van een effectieve leider.
De kracht van een compliment
Vergeet ook de kracht van een compliment niet. Door je waardering uit te spreken, ben je immers in contact met elkaar. Zowel op kantoor als thuis. Daarnaast zorg je hiermee als werkgever dat je werknemer meer zicht krijgt op wat gewenst en ongewenst gedrag op de werkplek is.
Trek nieuwe werknemers aan door hybride te werken
Hybride werken biedt ook kansen om het personeelsbestand te verrijken. In de war for talent wil je goede medewerkers behouden en aantrekken. Dankzij hybride werken vergroot je je vijver om nieuw talent aan te trekken, door het thuiswerken is het namelijk geen must meer dat iemand vlakbij kantoor woont. Ook wordt de reistijd een minder grote drempel.
Behoud personeel met een betere werk-privébalans
Daarnaast kan regelmatig thuiswerken stimuleren dat je huidige werknemers blijven. Het geeft hen de mogelijkheid om een betere balans te vinden tussen werk en privé, hun werkdag flexibeler in te delen en zo hun werkgeluk te vergroten. Tegelijkertijd kan op een fysieke locatie werken zorgen voor meer betrokkenheid bij het bedrijf en een betere samenwerking met collega's. Een hybride werkomgeving biedt dus de mogelijkheid om medewerkers meer autonomie te geven en tegelijkertijd verbinding te creëren tussen collega's en het bedrijf.
De moderne werkplek: meer dan een ergonomische bureaustoel
Bij een hybride werkplek staat prettig samenwerken centraal. Hoe zorg je ervoor dat mensen die deels thuis en deels op kantoor werken als team goed functioneren? Goede communicatie is daarbij heel belangrijk. Investeer daarom in techniek om overleggen en vergaderen vanaf de thuiswerkplek net zo makkelijk te maken als op kantoor. Denk aan een online vergadertool zoals Microsoft Teams of Google Meet. De mogelijkheid om documenten in de Cloud op te slaan. En draagbare speakers zodat collega’s op kantoor kunnen videobellen met thuiswerkers.
Daarnaast vraagt het fysieke kantoor om voldoende plaats voor samenwerken en plekken om je te concentreren. Zorg daarom voor goede inrichting: plekken om (hybride) te vergaderen, informele hoekjes voor onderling overleg en focusruimtes voor individuele taken.
De conclusie van Airbnb
Airbnb trekt z’n conclusies na twee jaar pandemie: ondanks gesloten kantoren waren het de twee beste jaren ooit voor het bedrijf. Geheel dankzij flexibiliteit en de hybride manier van werken. Daarom kondigde het bedrijf in april 2022 aan dat hun werknemers overal mogen wonen en werken. Op deze manier hoopt Airbnb ook talenten uit de hele wereld aan te trekken.
Een voorbeeld uit het mkb
En hoe zit dat in het mkb? Daar zie je toch iets meer van de Nederlandse nuchterheid terug. Steven de Lira van iSeekMe beschrijft dat je als bedrijf niet meer moet bepalen hoe je mensen werken, maar moet kijken naar wat ze nodig hebben. Een goede inrichting van het werk staat dus centraal.
Sommigen ervaren stress van de terugkeer naar kantoor, vanwege de reistijd en dat je meer wordt geleefd door collega’s die iets van je willen. Anderzijds vindt hij het goed voor de creativiteit en het sociale aspect om wél naast collega’s te zitten. Een mix van thuis en kantoor is voor hem dus een blijvertje.
Wees alert op de nadelen van hybride werken
Bij hybride werken liggen enkele valkuilen op de loer, en die wil je voorkomen. Dit zijn de grootste uitdagingen, plus manieren om er goed mee om te gaan.
1. Werknemers kunnen het contact met collega’s missen en zich zelfs alleen voelen. Stimuleer daarom het contact tussen collega’s en investeer in het teamgevoel. Deel bijvoorbeeld successen, laat iedereen informele gesprekken voeren om elkaar (nog) beter te leren kennen en zet een stip op de horizon. Zorg ook dat het kantoor een fysieke plek is waar mensen elkaar ontmoeten en ruimte is voor plezier.
2. De balans tussen werk en privé kan bij de hybride manier naar beide kanten doorslaan: een werknemer kan te veel werken zonder dat daar zicht op is, of juist te veel afgeleid raken door privézaken. Bespreek met elkaar hoe je daarmee omgaat. Zo kun je bijvoorbeeld van elkaar leren hoe je afleiding weerstaat als je thuiswerkt. Of hoe je voorkomt dat je ’s avonds steeds weer aan het werk gaat.
3. Er kunnen lichamelijke klachten optreden als een goede thuiswerkplek ontbreekt. Goed werkgeverschap houdt in dat werknemers op een gezonde manier aan het werk kunnen. En dat geldt ook voor de thuiswerkplek. Leg daarom een potje aan voor bijvoorbeeld een verstelbaar bureau, los beeldscherm of ergonomische bureaustoel.
3 tips om veilig thuis te werken
Het hybride werken biedt ook kansen voor cybercriminelen, dit kan tot vervelende situaties in de werkomgeving leiden. Het is belangrijk om hierbij stil te staan, documenten met protocollen te ontwikkelen en je thuiswerkers goed te informeren. Met gezond verstand en een kritische blik tackel je vaak al de meeste risico's.
Daarnaast geeft Marc van Vliet, cyberexpert bij Perfect Day, de volgende drie tips om een veilige werkomgeving te creëren:
1. Vertrouw je een mail of link niet? Bel naar degene die het verstuurd lijkt te hebben om te checken of het klopt.
2. Krijg je een link om thuis te werken? Trap hier niet tenzij dit expliciet is afgesproken.
3. Werk je ergens anders dan op kantoor? Gebruik dan een beveiligde, liefst VPN-verbinding om indringers te voorkomen.
Haal méér uit het nieuwe werken
Hybride werken is het nieuwe werken. En op die verandering kun jij als ondernemer goed inspelen. Er liggen veel kansen om je werknemers een fijne tijd bij jouw bedrijf te bieden en hun werkplezier te vergroten. Dat werkgeluk is nodig om goed personeel aan je te binden. En te zorgen dat je een aantrekkelijke werkomgeving biedt voor toekomstige collega’s.