Ga direct naar inhoud

In 3 stappen naar een strategische personeelsplanning (SPP)

Je weet wat je wilt met je organisatie. Maar past je personeel daar eigenlijk wel bij? Strategische personeelsplanning (ook wel SPP) kan je daarbij helpen. Dit is een handige tool om te zorgen dat je personeelsplan klopt. Vandaag, morgen én in de toekomst. Hoe je een strategische personeelsplanning maakt? Dát ontdek je in dit artikel. We leggen uit hoe het ‘bollenmodel’ je hierbij helpt. En laten je zien dat het werkt met praktische voorbeelden.

Wat is strategische personeelsplanning?

Strategische personeelsplanning is een tool om je vraag naar personeel in kaart te brengen. En je voor te bereiden op de toekomst. Zo zorg je voor precies genoeg personeel. De tool bestaat uit drie onderdelen:

  • Analyse van je huidige personeel
  • Behoefte in de toekomst
  • Plan van aanpak

Het juiste personeel, nu en in de toekomst

De wereld om je organisatie heen verandert continu. Denk aan nieuwe technieken, groeiende concurrentie en krapte op de arbeidsmarkt. Deze veranderingen vragen om flexibiliteit van je organisatie. En dus ook van je personeel. SPP helpt je om strategisch naar je personeelsplan te kijken, zodat je kunt inspelen op de veranderende markt.

Nieuwe technieken kunnen er bijvoorbeeld voor zorgen dat banen verdwijnen. Of juist dat er behoefte ontstaat aan nieuwe specialisaties. Strategische personeelsplanning helpt je om tijdig medewerkers op te leiden of om experts aan te trekken.

Hoe maak je een strategische personeelsplanning?

Strategische personeelsplanning klinkt ingewikkeld. Het grappige is dat je het zo ingewikkeld kunt maken als je zelf wilt. Alleen waarom zou je het jezelf moeilijk maken als het ook makkelijk kan? Dus voilà, een simpel maar krachtig 3-stappenplan:

SPP in 3 stappen

  • Bepaal je doelen en personeelsbehoefte
  • Breng je huidige personeel in kaart
  • Zorg dat je personeelsplan aansluit

Stap 1: Bepaal je doelen en personeelsbehoefte

Strategische personeelsplanning begint met het stellen van heldere doelen. Waar wil je heen met je organisatie? En met welke veranderingen krijg je in de toekomst te maken. Denk daarbij aan externe factoren. Maar ook aan veranderingen in de organisatie. Probeer op deze manier een beeld te krijgen van welke werknemers je in de toekomst nodig hebt.

Stap 2: Breng je huidige personeel in kaart

Doorloop vervolgens je huidige personeelsbestand. Kijk hoeveel medewerkers je hebt en breng kwalitatieve zaken in kaart. Denk aan functie, opleidingsniveau, kennis, ervaring en hoe iemand zich ontwikkelt. Bepaal op basis van je huidige situatie de verwachte in- en uitstroom in de komende jaren.

Stap 3: Zorg dat je personeelsplan aansluit

Vergelijk nu de opbrengst van de eerste twee stappen. Kijk of de aantallen, maar vooral ook de kwaliteiten van je personeel passen bij de toekomstige behoefte. Je ziet dan waar je personeel tekort komt en waar overschotten ontstaan. Maak vervolgens een plan van aanpak. Welke mensen kun je opleiden? En welk personeel kun je aantrekken? Vaak is de oplossing een combinatie van medewerkers omscholen en nieuw personeel werven. En ja, soms zul je afscheid moeten nemen.

                    Gebruik het 3R-model: dé tool voor een goed personeelsplan

                    We houden er allemaal van: tools. Waarom? Een goede tool geeft je inzicht. En het gevoel dat je op de juiste weg bent. Het 3R-model van Randstad Nederland is zo’n tool. Ook wel bekend als het bollenmodel. Het helpt je om je personeel in te delen in zeven verschillende groepen.

                    1 - Key players

                    Dit zijn je belangrijkste medewerkers. Ze doen werk dat nu én in de toekomst nodig is. Met goed talentmanagement kun je ze aan je binden.

                    2 - Onbenut potentieel

                    Deze medewerkers heb je in dienst, maar eigenlijk niet nodig. Wél in de toekomst. Kijk of ze bij een andere organisatie kunnen werken. Of zet ze tijdelijk op een alternatieve manier in.

                    3 - Te bewegen

                    Dit zijn huidige functies die je nu én in de toekomst niet nodig hebt. Neem direct actie om je personeel anders nuttig in te zetten. Denk daarbij aan omscholing. Anders zul je afscheid moeten nemen.

                    4 - Huidige kern

                    Deze groep medewerkers heb je nu hard nodig, maar in de toekomst niet meer. Beoordeel welke medewerkers voldoende potentieel hebben om zich te ontwikkelen. En maak een plan hoe zij kunnen meebewegen met de toekomstige behoefte.

                    5 - Tijdelijke krachten

                    De naam zegt het al: kies voor dit type arbeid tijdelijke werknemers. Bijvoorbeeld via een uitzendbureau. Zo wordt het werk gedaan dat nu belangrijk is, en ben je flexibel op de langere termijn.

                    6 - Most wanted

                    Deze medewerkers heb je nu en in de toekomst nodig, alleen heb je ze nog niet gevonden. Ga hier zo snel mogelijk naar op zoek. En kijk of je huidig personeel kunt omscholen, bij voorkeur uit de groep ‘te bewegen’.

                    7 - Prospects

                    Deze functies wil je in de toekomst aantrekken. Begin hier op tijd mee, zodat je straks aan de slag kunt met je strategische doelen. Je kunt extern werven door uit te blinken in goed werkgeverschap. Ook kun je een traineeship ontwikkelen om jong talent aan te trekken.

                    Voorbeeld van strategische personeelsplanning

                    Een voorbeeld uit de praktijk. Online communicatiebureau Presenter schatte het een tijdje geleden juist in. Er was een ontwikkeling gaande waar het bedrijf goed op kon inspringen: conversation design. Conversation designers schrijven de gesprekken die jij en ik hebben met chatbots en voice-assistenten.

                    Daarom besloot het bedrijf enkele medewerkers op te leiden. En zo een nieuwe markt in te stappen. Een slimme zet, want steeds meer bedrijven zetten chatbots en spraakassistenten in. Zo kunnen ze hun klanten snel en 24/7 helpen. De strategie bleek te werken. Bedrijven als Rabobank en Vattenfall hebben de weg naar Presenter gevonden.

                    Start je strategisch personeelsplan

                    Je weet nu wat strategische personeelsplanning is. Hoe je er in 3 stappen één maakt. En je hebt het bollenmodel én een voorbeeld uit de praktijk om je op weg te helpen. Nu is het gewoon doen. Geen held in plannen? Vooruit, een laatste zetje in de rug. Pak je agenda en blok volgende week een ochtend voor stap 1. Als je doelen duidelijk zijn volgt de rest vanzelf.


                    Ondernemen doe je samen