Loonopgave

De verzamelloonstaat is een overzicht met de loongegevens van je werknemers van een bepaald jaar. Doe je je loonadministratie zelf? Dan kun je de verzamelloonstaat vaak downloaden vanuit het programma dat je daarvoor gebruikt. Doet een boekhouder of accountant je loonadministratie? Dan kun je die vragen naar je verzamelloonstaat.

Let op: we mogen geen BSN’s (Burgerservicenummers) van je werknemers ontvangen. We vragen je om een verzamelloonstaat zonder BSN’s met ons te delen.

We gebruiken de volgende gegevens van je verzamelloonstaat:

• Het loon per werknemer.
• De loonperiode 1 januari 2025 tot en met 31 december 2025. Misschien heet dit ‘begin tijdvak’ en ‘einde tijdvak’ op je verzamelloonstaat. De loonperiode laat zien of je werknemers het hele jaar, of een deel van het jaar bij jou werkten.
• De geboortedatum van je werknemer(s).

Heb je drie of meer werknemers? Dan vragen we je om de onderstaande actuele gegevens van je werknemers door te geven. Je kunt uitgaan van de datum waarop je de loonopgave invult. Je vindt deze gegevens op je verzamelloonstaat:

• Geslacht;
• Geboortedatum of -jaar;
• Loon voor loonheffing per jaar.

Je vindt de volgende gegevens in je systeem voor personeelsadministratie:

• Dienstverband (vast of tijdelijk);
• Of je werknemers oproepkrachten zijn.

Deze gegevens kan je handmatig doorgeven, of je kunt een Excelbestand met gegevens van alle werknemers uploaden. Let op: gebruik hiervoor het Excelbestand dat je vindt onder ‘Handige documenten en informatie’. Je kunt deze ook tijdens de loonopgave downloaden.

De verzamelloonstaat is een overzicht met de loongegevens van je werknemers van een bepaald jaar. Doe je je loonadministratie zelf? Dan kun je de verzamelloonstaat vaak downloaden vanuit het programma dat je daarvoor gebruikt. Doet een boekhouder of accountant je loonadministratie? Dan kun je die vragen naar je verzamelloonstaat.

Let op: we mogen geen BSN’s (Burgerservicenummers) van je werknemers ontvangen. We vragen je om een verzamelloonstaat zonder BSN’s met ons te delen.

We gebruiken de volgende gegevens van je verzamelloonstaat:

• Het loon per werknemer.
• De loonperiode 1 januari 2025 tot en met 31 december 2025. Misschien heet dit ‘begin tijdvak’ en ‘einde tijdvak’ op je verzamelloonstaat. De loonperiode laat zien of je werknemers het hele jaar, of een deel van het jaar bij jou werkten.
• De geboortedatum van je werknemer(s).

Je vindt de volgende gegevens in je systeem voor personeelsadministratie:

• Dienstverband (vast of tijdelijk).

Deze gegevens kan je handmatig doorgeven, of je kunt een Excelbestand met gegevens van alle werknemers uploaden. Let op: gebruik hiervoor het Excelbestand dat je vindt onder ‘Handige documenten en informatie’. Je kunt deze ook tijdens de loonopgave downloaden.

We vragen je om de onderstaande actuele gegevens van je werknemers door te geven. Je kunt uitgaan van de datum waarop je de loonopgave invult. Al je werknemers die verplicht verzekerd zijn volgens de WIA én premie betalen voor de volks- en werknemersverzekeringen geef je aan ons door. Doen je werknemers vrijwillig mee aan de WGA Hiaat verzekering? Dan geef je alleen de werknemers door die zich vrijwillig aangemeld hebben voor de verzekering. Je hoeft een aantal werknemers niet door te geven. Dit hangt af van je type WGA Hiaat verzekering. Je leest welke werknemers dit zijn in de veelgestelde vragen.

Je vindt deze gegevens op je verzamelloonstaat:

• Geslacht;
• Geboortedatum of -jaar;
• Loon voor loonheffing per jaar.

Je vindt de volgende gegevens in je systeem voor personeelsadministratie:

• Dienstverband (vast of tijdelijk).

Deze gegevens kan je handmatig doorgeven, of je kunt een Excelbestand met gegevens van alle werknemers uploaden. Let op: gebruik hiervoor het Excelbestand dat je vindt onder ‘Handige documenten en informatie’. Je kunt deze ook tijdens de loonopgave downloaden.

De verzamelloonstaat is een overzicht met de loongegevens van je werknemers van een bepaald jaar. Doe je je loonadministratie zelf? Dan kun je de verzamelloonstaat vaak downloaden vanuit het programma dat je daarvoor gebruikt. Doet een boekhouder of accountant je loonadministratie? Dan kun je die vragen naar je verzamelloonstaat.

Let op: we mogen geen BSN’s (Burgerservicenummers) van je werknemers ontvangen. We vragen je om een verzamelloonstaat zonder BSN’s met ons te delen.

We gebruiken de volgende gegevens van je verzamelloonstaat:

• Het loon per werknemer.
• De loonperiode 1 januari 2025 tot en met 31 december 2025. Misschien heet dit ‘begin tijdvak’ en ‘einde tijdvak’ op je verzamelloonstaat. De loonperiode laat zien of je werknemers het hele jaar, of een deel van het jaar bij jou werkten.
• De geboortedatum van je werknemer(s).

We vragen je om de onderstaande actuele gegevens van je werknemers door te geven. Je kunt uitgaan van de datum waarop je de loonopgave invult. Je vindt deze gegevens op je verzamelloonstaat:

• Geslacht;
• Geboortedatum of -jaar;
• Loon voor loonheffing per jaar.

Je vindt de volgende gegevens in je systeem voor personeelsadministratie:

• Dienstverband (vast of tijdelijk).

Deze gegevens kan je handmatig doorgeven, of je kunt een Excelbestand met gegevens van alle werknemers uploaden. Let op: gebruik hiervoor het Excelbestand dat je vindt onder ‘Handige documenten en informatie’. Je kunt deze ook tijdens de loonopgave downloaden.

We kunnen je vragen om de WIA-gegevens van je (ex-)werknemers die tussen 1 januari 2025 en 31 december 2025 voor het eerst een WIA-toekenning kregen. Je geeft ook de gegevens door van (ex-)werknemers die voor minder dan 35% arbeidsongeschikt zijn verklaard:

• Geslacht;
• Geboortejaar;
• Jaarloon dat op de WIA-beschikking staat;
• Of je (ex-)werknemer nog in dienst is;
• Dienstverband;
• Eerste ziektedag;
• Ingangsdatum eerste WIA-uitkering;
• Categorie eerste WIA-uitkering;
• Huidige status arbeidsongeschiktheid;
• Start laatste status arbeidsongeschiktheid
• Of de WIA-uitkering gestopt is;
• Arbeidsongeschiktheidspercentage.

De verzamelloonstaat is een overzicht met de loongegevens van je werknemers van een bepaald jaar. Doe je je loonadministratie zelf? Dan kun je de verzamelloonstaat vaak downloaden vanuit het programma dat je daarvoor gebruikt. Doet een boekhouder of accountant je loonadministratie? Dan kun je die vragen naar je verzamelloonstaat.

Let op: we mogen geen BSN’s (Burgerservicenummers) van je werknemers ontvangen. We vragen je om een verzamelloonstaat zonder BSN’s met ons te delen.

We gebruiken de volgende gegevens van je verzamelloonstaat:

• Het loon per werknemer.
• De loonperiode 1 januari 2025 tot en met 31 december 2025. Misschien heet dit ‘begin tijdvak’ en ‘einde tijdvak’ op je verzamelloonstaat. De loonperiode laat zien of je werknemers het hele jaar, of een deel van het jaar bij jou werkten.
• De geboortedatum van je werknemer(s).

Voor deze verzekering geldt een eigen behoud: het bedrag dat je als werkgever in een kalenderjaar zelf betaalt aan zieke werknemers. We vergoeden het totale bedrag van de loondoorbetaling met aftrek van het eigen behoud en bedragen die je van UWV vergoed krijgt. Meer informatie hierover vind je terug in je polis. Verwacht je dat je over het afgelopen jaar boven je eigen behoud uitkomt? Dan heb je mogelijk recht op een vergoeding vanuit deze verzekering.

• Verzuimoverzicht 2025 per werknemer.
• Overzicht van doorbetaald loon bij ziekte in 2025.

Dit geef je via onze rekenhulp aan ons door. Let op: We vragen je om onze rekenhulp te gebruiken om de juiste gegevens te delen. Gebruik geen ander Excelbestand.

• Overzicht van ontvangen bedrag van UWV.

Ieder jaar vragen we je de loonopgave te doen. Hiermee zorg je ervoor dat je de juiste premie betaalt voor je inkomensverzekering(en). En dat je bij ziekte of arbeidsongeschiktheid de juiste vergoeding ontvangt. Heb je je verzekering opgezegd? Ook dan vragen we je de loonopgave te doen. We kunnen de afrekening van je premie alleen doen met je loonopgave.

De loonopgave gaat over de loonsom van 2025. Hierover doen we nog een naverrekening om de definitieve premie van 2025 te bepalen. Alleen met je loonopgave kunnen we die premie verrekenen met je voorschotpremie.

Als we de loonopgave niet vóór 6 april 2026 ontvangen, zijn we onvoldoende op de hoogte van de actuele situatie van je bedrijf. We verhogen het totaal verzekerd loon dan met maximaal 25%. Hoe hoog dit percentage is, hangt af van het aantal keren dat je de loonopgave niet hebt gedaan:

• Doe je voor het eerst de loonopgave niet? Dan verhogen we je totaal verzekerd loon met 15%.
• Doe je voor de tweede keer de loonopgave niet? Dan verhogen we je totaal verzekerd loon met 20%.
• Doe je voor de derde keer of vaker de loonopgave niet? Dan verhogen we je totaal verzekerd loon met 25%.

Rekenvoorbeeld

Is je totaal verzekerd loon bijvoorbeeld € 1.000.000,- en je premiepercentage 3,50%? En heb je de loonopgave voor de tweede keer niet gedaan? Dan verhogen we je totaal verzekerd loon met 20% naar € 1.200.000,-. Je premie stijgt dan van € 35.000,- naar € 42.000,-. per jaar. Hierdoor betaal je mogelijk een te hoge premie. Voorkom dit door uiterlijk 6 april 2026 de loonopgave te doen.

Je betaalt een voorschotpremie. Die berekenen we met de laatste loonsom die we hebben. Met de definitieve loonsom over 2025 kunnen we de juiste afrekening maken over 2025. Hiermee passen we ook de voorschotpremie voor 2026 aan.

Verandert je loonsom en het aantal werknemers in 2026? Laat dit weten aan je adviseur. Deze verwerkt de wijzigingen, waardoor je voorschotpremie beter aansluit bij de actuele situatie van je bedrijf.

Je doet de loonopgave over de totale loonsom van dat kalenderjaar. Onze administratie berekent de juiste premie die hoort bij de periode dat je verzekerd bent bij ons.

Nee, we vragen je de loonopgave voor iedere inkomensverzekering die je hebt te doen.

Hulp nodig bij het inloggen in Mijn NN Zakelijk? Bekijk dan deze pagina. Hier vind je informatie als je je gebruikersnaam of wachtwoord bent vergeten. Ook lees je hoe je inloggen in twee stappen instelt, als je dat nog niet gedaan hebt. Staat je vraag er niet tussen? Neem dan contact op via het contactformulier of via 070 513 07 57.

Als veel werkgevers tegelijkertijd de loonopgave doen kan het wat langer duren voordat een volgend scherm laadt. Je kunt je loonopgave niet tussentijds opslaan, dus we raden je aan om te wachten tot de volgende pagina laadt.

Je kunt ook een probleem met je cachegeheugen en/of de cookies hebben. Het wissen van je cachegeheugen en cookies kan het probleem oplossen. Het verschilt per browser hoe je dit doet. Hier vind je hoe je dit doet voor Google Chrome. Is het probleem niet opgelost nadat je cookies en/of het cachegeheugen verwijdert? Neem dan contact met ons op.

Je kunt je loonopgave wijzigen. Klik op ‘wijzigen’ naast je polis in Mijn NN Zakelijk en pas waar nodig je loonopgave aan. Dit kan je doen tot 6 april 2026.

Vul hier de gegevens in van de persoon die de loonopgave heeft ingevuld. We sturen de naverrekening naar het e-mailadres dat je hier opgeeft.

Let op: de bevestiging en naverrekening sturen we alleen naar dit e-mailadres. Doe je als adviseur de loonopgave voor je klant(en)? Stuur deze informatie dan door aan je klant(en).

Meestal ontvang je een e-mail met de naverrekening. Daarin vind je de definitieve premie over 2025 en je nieuwe voorlopige premie voor 2026. Heb je je polis opgezegd? Dan vind je hierin alleen de definitieve premie over 2025. Betaal je premie via je adviseur? Dan ontvangt je adviseur de naverrekening.

Je sluit een betalingsregeling via de afdeling Incasso. Je kunt telefonisch contact opnemen via 070 5130988. Of stuur een e-mail naar schadeincasso@nn.nl.

De verzamelloonstaat is een overzicht met de loongegevens van je werknemers van een bepaald jaar. Doe je je loonadministratie zelf? Dan kun je de verzamelloonstaat vaak downloaden vanuit het programma dat je daarvoor gebruikt. Doet een boekhouder of accountant je loonadministratie? Dan kun je die vragen naar je verzamelloonstaat. We vragen je om een verzamelloonstaat zonder de BSN’s van je werknemers met ons te delen.

Het afgelopen jaar heb je een voorschotpremie betaald. Die berekenen we met het geschatte loon van je werknemers. Tijdens de loonopgave bepalen we de definitieve premie voor je collectieve inkomensverzekering(en). Je verzamelloonstaat geeft inzicht in het totale loon én een aantal werknemersgegevens van het afgelopen jaar. Die gebruiken we om de definitieve premie te bepalen. Loopt je verzekering eind dit jaar af? Dan gebruiken we je gegevens ook om je een passend aanbod te doen om de verzekering te verlengen. Loopt je verzekering niet af? Dan gebruiken we je gegevens om je nieuwe premiepercentage te bepalen. Dit geldt niet als je vast premiepercentage voor drie jaar hebt.

Je verzamelloonstaat geeft inzicht in het totale loon én een aantal werknemersgegevens van het afgelopen jaar. We gebruiken de volgende gegevens van je verzamelloonstaat:

• Het loon per werknemer.
• De loonperiode 1 januari 2025 tot en met 31 december 2025. Misschien heet dit ‘begin tijdvak’ en ‘einde tijdvak’ op je verzamelloonstaat. De loonperiode laat zien of je werknemers het hele jaar, of een deel van het jaar bij jou werkten.
• De geboortedatum van je werknemer(s). Staan de loonperiode en de geboortedata van je werknemers niet op je verzamelloonstaat? Dat geeft niet. We vragen je om ook dan alsnog je verzamelloonstaat met ons te delen.

Let op: vanuit de privacywetgeving mogen we geen verzamelloonstaat ontvangen met BSN’s. Staan deze op de verzamelloonstaat? Dan moet je die verwijderen. Hieronder lees je hoe je dat kunt doen.

We vragen je om de BSN’s van je werknemers niet met ons te delen. Lukt het niet om een verzamelloonstaat zonder BSN’s te delen? Zorg er dan voor dat je het BSN zwart maakt. Dat kun je bijvoorbeeld in Adobe Reader doen.

Open je verzamelloonstaat in Adobe Reader en selecteer de vorm ‘rechthoek’:

Sleep de rechthoek alleen over de BSN’s van je werknemers, zodat deze niet meer zichtbaar zijn. Je hoeft alleen de BSN’s onleesbaar te maken.

Ga naar daarna naar ‘Bestand’ en klik op ‘Afdrukken’. Kies als printer: ‘Microsoft Print to PDF’ voor Windows of ‘Bewaar als PDF’ voor Mac. Sla op deze manier de aangepaste verzamelloonstaat op en upload deze tijdens de loonopgave.

Krijg je een foutmelding bij het uploaden van je verzamelloonstaat? Misschien heeft je verzamelloonstaat het verkeerde bestandstype. Controleer of je de verzamelloonstaat in pdf geüpload hebt in pdf. Klik op ‘Opnieuw bestand uploaden’ en upload het juiste pdf-bestand. Krijg je opnieuw een foutmelding? Dan zijn er twee manieren om de informatie door te geven:
• Werknemers handmatig doorgeven
Heb je minder dan vijf werknemers in dienst? Vul dan per werknemer zelf de gegevens in.
Dan raden we je aan om de gegevens van je werknemers handmatig door te geven.

• Totale loonsom en aantal werknemers doorgeven
Heb je meer dan vijf werknemers in dienst? Dan raden we je aan om de totale loonsom en het aantal werknemers aan ons door te geven. Dat doe je via de knop ‘Handmatige invoer’.

We vragen je om de onderstaande actuele gegevens van je werknemers door te geven. Je kunt uitgaan van de datum waarop je de loonopgave invult. Je vindt deze gegevens op je verzamelloonstaat:

• Geslacht;
• Geboortedatum of – -jaar;
• Loon voor loonheffing per jaar;

Je vindt de volgende gegevens in je systeem voor personeelsadministratie:.

• Dienstverband (vast of tijdelijk);
• Of je werknemers oproepkrachten zijn.

Een aantal gegevens die we nodig hebben om je premie te berekenen, staan niet op je verzamelloonstaat. Het gaat om het type dienstverband (vast of tijdelijk) en of je werknemers oproepkrachten zijn. Daarom vragen we je in deze stap om een overzicht van je werknemersgegevens.

We vragen je om alle werknemers op te geven, inclusief no-riskers en oproepkrachten. Werknemers die de AOW-gerechtigde leeftijd hebben bereikt, stagiaires en de directeur grootaandeelhouder(s) (DGA) geef je niet op. We vragen dus ook werknemersgegevens op van werknemers (zoals no-riskers) die niet onder de dekking van je polis vallen. Die gegevens hebben we nodig om de arbopremie te berekenen. We houden er rekening mee dat niet alle werknemers onder de dekking van je polis vallen.

Je kunt de gegevens van je werknemers op twee manieren met ons delen:
• Via een Excel-bestand
Heb je meer dan 10 werknemers in dienst? We raden je aan om je werknemersgegevens in een Excel-bestand met ons te delen. Je vindt een voorbeeld van dit bestand door op ‘Werknemers uploaden’ te klikken.

• Handmatig
Heb je minder dan 10 werknemers? Dan raden we je aan om handmatig de werknemersgegevens van je werknemers aan ons door te geven. Dit doe je door op ‘Werknemer toevoegen’ te klikken.

Je kunt in één keer alle werknemersgegevens uploaden in een bestand. Hier zit geen maximum aan.

Je geeft deze werknemersgegevens alleen aan ons door voor de loonopgave. We gebruiken deze niet om automatisch je polis bij te werken. We vragen je wijzigingen rondom je werknemers en hun loon door te geven aan je adviseur. Deze kan hiermee met de wijzigingen je polis aanpassen.

De verzamelloonstaat is een overzicht met de loongegevens van je werknemers van een bepaald jaar. Doe je je loonadministratie zelf? Dan kun je de verzamelloonstaat vaak downloaden vanuit het programma dat je daarvoor gebruikt. Doet een boekhouder of accountant je loonadministratie? Dan kun je die vragen naar je verzamelloonstaat. We vragen je om een verzamelloonstaat zonder de BSN’s van je werknemers met ons te delen.

Het afgelopen jaar heb je een voorschotpremie betaald. Die berekenen we met het geschatte loon van je werknemers. Tijdens de loonopgave bepalen we de definitieve premie voor je collectieve inkomensverzekering(en). Je verzamelloonstaat geeft inzicht in het totale loon én een aantal werknemersgegevens van het afgelopen jaar. Die gebruiken we om de definitieve premie te bepalen. Loopt je verzekering eind dit jaar af? Dan gebruiken we je gegevens ook om je een passend aanbod te doen om de verzekering te verlengen. Loopt je verzekering niet af? Dan gebruiken we je gegevens om je nieuwe premiepercentage te bepalen. Dit geldt niet als je vast premiepercentage voor drie jaar hebt.

Je verzamelloonstaat geeft inzicht in het totale loon én een aantal werknemersgegevens van het afgelopen jaar. We gebruiken de volgende gegevens van je verzamelloonstaat:

• Het loon per werknemer.
• De loonperiode 1 januari 2025 tot en met 31 december 2025. Misschien heet dit ‘begin tijdvak’ en ‘einde tijdvak’ op je verzamelloonstaat. De loonperiode laat zien of je werknemers het hele jaar, of een deel van het jaar bij jou werkten.
• De geboortedatum van je werknemer(s). Staan de loonperiode en de geboortedata van je werknemers niet op je verzamelloonstaat? Dat geeft niet. We vragen je om ook dan alsnog je verzamelloonstaat met ons te delen.

Let op: vanuit de privacywetgeving mogen we geen verzamelloonstaat ontvangen met BSN’s. Staan deze op de verzamelloonstaat? Dan moet je die verwijderen. Hieronder lees je hoe je dat kunt doen.

We vragen je om de BSN’s van je werknemers niet met ons te delen. Lukt het niet om een verzamelloonstaat zonder BSN’s te delen? Zorg er dan voor dat je het BSN zwart maakt. Dat kun je bijvoorbeeld in Adobe Reader doen.

Open je verzamelloonstaat in Adobe Reader en selecteer de vorm ‘rechthoek’.

Sleep de rechthoek alleen over de BSN’s van je werknemers, zodat deze niet meer zichtbaar zijn. In dit voorbeeld zijn ook de namen zwart gemaakt. Je hoeft alleen de BSN’s onleesbaar te maken. Sla vervolgens de verzamelloonstaat op en upload deze versie.

Ga naar daarna naar ‘Bestand’ en klik op ‘Afdrukken’. Kies als printer: ‘Microsoft Print to PDF’ voor Windows of ‘Bewaar als PDF’ voor Mac. Sla op deze manier de aangepaste verzamelloonstaat op en upload deze tijdens de loonopgave.

Krijg je een foutmelding bij het uploaden van je verzamelloonstaat? Misschien heeft je verzamelloonstaat het verkeerde bestandstype. Controleer of je de verzamelloonstaat in pdf geüpload hebt in pdf. Klik op ‘Opnieuw bestand uploaden’ en upload het juiste pdf-bestand. Krijg je opnieuw een foutmelding? Dan zijn er twee manieren om de informatie door te geven:
• Werknemers handmatig doorgeven
Heb je minder dan vijf werknemers in dienst? Vul dan per werknemer zelf de gegevens in.
Dan raden we je aan om de gegevens van je werknemers handmatig door te geven.

• Totale loonsom en aantal werknemers doorgeven
Heb je meer dan vijf werknemers in dienst? Dan raden we je aan om de totale loonsom en het aantal werknemers aan ons door te geven. Dat doe je via de knop ‘Handmatige invoer’.

Je geeft deze werknemersgegevens alleen aan ons door voor de loonopgave. We gebruiken deze niet om automatisch je polis bij te werken. Heb je een WGA Hiaat Aanvullingszekerheid Uitgebreid verzekering met vrijwillige deelname of een WGA Hiaat Aanvullingszekerheid (Basis)? Het registreren of afmelden van je deelnemers doe je via Mijn NN Zakelijk. Op Mijn NN Zakelijk lees je welke gegevens we nodig hebben.

Al je werknemers die verplicht verzekerd zijn volgens de WIA én premie betalen voor de volks- en werknemersverzekeringen geef je aan ons door. Doen je werknemers vrijwillig mee aan de WGA Hiaat verzekering? Dan geef je alleen de werknemers door die zich vrijwillig aangemeld hebben voor de verzekering.

De volgende werknemers hoef je niet mee te nemen voor het opgeven van de totale loonsom:

WGA Hiaat Aanvullingszekerheid Uitgebreid

• Werknemers met een leeftijd twee jaar voor de AOW-leeftijd. Dat zijn werknemers die op 1 januari 2025 65 jaar of ouder zijn.
• Sommige polissen hebben een vaste eindleeftijd van 65 jaar. Daarvoor geldt dat je werknemers die op 1 januari 2025 63 jaar of ouder zijn niet op hoeft te geven.
• Werknemers met een WIA- of WAO-uitkering.
• Directeur-grootaandeelhouders.
• Stagiaires.

WGA Hiaat Aanvullingszekerheid

• Werknemers met een leeftijd vijf jaar voor de AOW-leeftijd. Dat zijn werknemers die op 1 januari 2025 62 jaar of ouder zijn.
• Sommige polissen hebben een vaste eindleeftijd. Je hoeft werknemers niet op te geven als ze op 1 januari 2025 vijf jaar voor de eindleeftijd zijn.
• Werknemers met een WIA-uitkering.
• Directeur-grootaandeelhouders.
• Werknemers met een loon onder het minimumloon. Heb je ook WGA Hiaat Inkomenscompensatie? Die loonsom geef je apart aan ons door in de loonopgave. Hierin neem je werknemers met een loon onder het minimumloon wel mee.
• Stagiaires

De verzamelloonstaat is een overzicht met de loongegevens van je werknemers van een bepaald jaar. Doe je je loonadministratie zelf? Dan kun je de verzamelloonstaat vaak downloaden vanuit het programma dat je daarvoor gebruikt. Doet een boekhouder of accountant je loonadministratie? Dan kun je die vragen naar je verzamelloonstaat. We vragen je om een verzamelloonstaat zonder de BSN’s van je werknemers met ons te delen.

Het afgelopen jaar heb je een voorschotpremie betaald. Die berekenen we met het geschatte loon van je werknemers. Tijdens de loonopgave bepalen we de definitieve premie voor je collectieve inkomensverzekering(en). Je verzamelloonstaat geeft inzicht in het totale loon én een aantal werknemersgegevens van het afgelopen jaar. Die gebruiken we om de definitieve premie te bepalen. Loopt je verzekering eind dit jaar af? Dan gebruiken we je gegevens ook om je een passend aanbod te doen om de verzekering te verlengen. Loopt je verzekering niet af? Dan gebruiken we je gegevens om je nieuwe premiepercentage te bepalen. Dit geldt niet als je vast premiepercentage voor drie jaar hebt.

Je verzamelloonstaat geeft inzicht in het totale loon én een aantal werknemersgegevens van het afgelopen jaar. We gebruiken de volgende gegevens van je verzamelloonstaat:

• Het loon per werknemer.
• De loonperiode 1 januari 2025 tot en met 31 december 2025. Misschien heet dit ‘begin tijdvak’ en ‘einde tijdvak’ op je verzamelloonstaat. De loonperiode laat zien of je werknemers het hele jaar, of een deel van het jaar bij jou werkten.
• De geboortedatum van je werknemer(s). Staan de loonperiode en de geboortedata van je werknemers niet op je verzamelloonstaat? Dat geeft niet. We vragen je om ook dan alsnog je verzamelloonstaat met ons te delen.

Let op: vanuit de privacywetgeving mogen we geen verzamelloonstaat ontvangen met BSN’s. Staan deze op de verzamelloonstaat? Dan moet je die verwijderen. Hieronder lees je hoe je dat kunt doen.

We vragen je om de BSN’s van je werknemers niet met ons te delen. Lukt het niet om een verzamelloonstaat zonder BSN’s te delen? Zorg er dan voor dat je het BSN zwart maakt. Dat kun je bijvoorbeeld in Adobe Reader doen.

Open je verzamelloonstaat in Adobe Reader en selecteer de vorm ‘rechthoek’:

Sleep de rechthoek alleen over de BSN’s van je werknemers, zodat deze niet meer zichtbaar zijn. In dit voorbeeld zijn ook de namen zwart gemaakt. Je hoeft alleen de BSN’s onleesbaar te maken.

Ga naar daarna naar ‘Bestand’ en klik op ‘Afdrukken’. Kies als printer: ‘Microsoft Print to PDF’ voor Windows of ‘Bewaar als PDF’ voor Mac. Sla op deze manier de aangepaste verzamelloonstaat op en upload deze tijdens de loonopgave.

Krijg je een foutmelding bij het uploaden van je verzamelloonstaat? Misschien heeft je verzamelloonstaat het verkeerde bestandstype. Controleer of je de verzamelloonstaat in pdf geüpload hebt in pdf. Klik op ‘Opnieuw bestand uploaden’ en upload het juiste pdf-bestand. Krijg je opnieuw een foutmelding? Dan zijn er twee manieren om de informatie door te geven:
• Werknemers handmatig doorgeven
Heb je minder dan vijf werknemers in dienst? Vul dan per werknemer zelf de gegevens in.
Dan raden we je aan om de gegevens van je werknemers handmatig in te voeren en door te geven.

• Totale loonsom en aantal werknemers doorgeven
Heb je meer dan vijf werknemers in dienst? Dan raden we je aan om de totale loonsom en het aantal werknemers aan ons door te geven. Dat doe je via de knop ‘Handmatige invoer’.

We vragen je om de onderstaande actuele gegevens van je werknemers door te geven. Je kunt uitgaan van de datum waarop je de loonopgave invult. Je vindt deze gegevens op je verzamelloonstaat:

• Geslacht;
• Geboortedatum of – -jaar;
• Loon voor loonheffing per jaar.

Je vindt de volgende gegevens in je systeem voor personeelsadministratie:

• Dienstverband (vast of tijdelijk).

Een aantal gegevens die we nodig hebben om je premie te berekenen, staan niet op je verzamelloonstaat. Het gaat om het type dienstverband (vast of tijdelijk) en of je werknemers oproepkrachten zijn. Daarom vragen we je in deze stap om een overzicht van je werknemersgegevens.

We vragen je om alle werknemers op te geven, inclusief no-riskers en oproepkrachten. Werknemers die de AOW-gerechtigde leeftijd hebben bereikt, stagiaires en de directeur grootaandeelhouder(s) (DGA) geef je niet op. We vragen dus ook werknemersgegevens op van werknemers (zoals no-riskers) die niet onder de dekking van je polis vallen. Die gegevens hebben we nodig om de arbopremie te berekenen. We houden er rekening mee dat niet alle werknemers onder de dekking van je polis vallen.

Je kunt de gegevens van je werknemers op twee manieren met ons delen:
• Via een Excel-bestand
Heb je meer dan 10 werknemers in dienst? We raden je aan om je werknemersgegevens in een Excel-bestand met ons te delen. Je vindt een voorbeeld van dit bestand door op ‘Werknemers uploaden’ te klikken.

• Handmatig
Heb je minder dan 10 werknemers? Dan raden we je aan om handmatig de werknemersgegevens van je werknemers aan ons door te geven. Dit doe je door op ‘Werknemer toevoegen’ te klikken.

Je kunt in één keer alle werknemersgegevens uploaden in een bestand. Hier zit geen maximum aan.

Je geeft deze werknemersgegevens alleen aan ons door voor de loonopgave. We gebruiken deze niet om automatisch je polis bij te werken. We vragen je wijzigingen rondom je werknemers en hun loon door te geven aan je adviseur. Deze kan hiermee met de wijzigingen je polis aanpassen.

Eerder gaf je ons een aantal WIA-gegevens door bij het aanvragen van je verzekering. Om het juiste premiepercentage te berekenen, vragen we je of je werknemers afgelopen jaar een WIA-toekenning kregen. We gebruiken de WIA-gegevens van je werknemer(s) om je premiepercentage te bepalen bij je verlenging of als we je nieuwe premie voor het komende jaar sturen.

Heb je een premiepercentage dat drie jaar vaststaat? Dan gebruiken we de WIA-gegevens om te beoordelen hoe de arbeidsongeschiktheid binnen je bedrijf zich ontwikkelt.

Je vindt deze WIA-gegevens bijvoorbeeld in de WIA-beschikkingen van UWV, je UWV Werkgeversportaal of in je eigen verzuimregistratie.

Je geeft alle (ex-)werknemers door die tussen 1 januari 2025 en 31 december 2025 voor het eerst een WIA-toekenning (IVA- of WGA-uitkering) kregen. Ook (ex-)werknemers die voor minder dan 35% arbeidsongeschikt zijn, geef je aan ons door. Dat geldt ook voor (ex-)werknemers die een voorschotuitkering van UWV krijgen in afwachting van hun keuring door UWV.

Je kunt de gegevens van je werknemers op twee manieren met ons delen:

• Via een Excel-bestand
Heb je meer dan tien werknemers in dienst? Dan raden we je aan om je werknemersgegevens in een Excel-bestand met ons te delen. Klik op ‘Werknemers uploaden’ voor een voorbeeld van dit bestand.

• Handmatig
Heb je minder dan tien werknemers? Dan raden we je aan om handmatig de werknemersgegevens aan ons door te geven. Dit doe je door op ‘Werknemer toevoegen’ te klikken.

De verzamelloonstaat is een overzicht met de loongegevens van je werknemers van een bepaald jaar. Doe je je loonadministratie zelf? Dan kun je de verzamelloonstaat vaak downloaden vanuit het programma dat je daarvoor gebruikt. Doet een boekhouder of accountant je loonadministratie? Dan kun je die vragen naar je verzamelloonstaat. We vragen je om een verzamelloonstaat zonder de BSN’s van je werknemers met ons te delen.

Het afgelopen jaar heb je een voorschotpremie betaald. Die berekenen we met het geschatte loon van je werknemers. Tijdens de loonopgave bepalen we de definitieve premie voor je collectieve inkomensverzekering(en). Je verzamelloonstaat geeft inzicht in het totale loon én een aantal werknemersgegevens van het afgelopen jaar. Die gebruiken we om de definitieve premie te bepalen. Loopt je verzekering eind dit jaar af? Dan gebruiken we je gegevens ook om je een passend aanbod te doen om de verzekering te verlengen. Loopt je verzekering niet af? Dan gebruiken we je gegevens om je nieuwe premiepercentage te bepalen. Dit geldt niet als je vast premiepercentage voor drie jaar hebt.

Je verzamelloonstaat geeft inzicht in het totale loon én een aantal werknemersgegevens van het afgelopen jaar. We gebruiken de volgende gegevens van je verzamelloonstaat:

• Het loon per werknemer.
• De loonperiode 1 januari 2025 tot en met 31 december 2025. Misschien heet dit ‘begin tijdvak’ en ‘einde tijdvak’ op je verzamelloonstaat. De loonperiode laat zien of je werknemers het hele jaar, of een deel van het jaar bij jou werkten.
• De geboortedatum van je werknemer(s). Staan de loonperiode en de geboortedata van je werknemers niet op je verzamelloonstaat? Dat geeft niet. We vragen je om ook dan alsnog je verzamelloonstaat met ons te delen.

Let op: vanuit de privacywetgeving mogen we geen verzamelloonstaat ontvangen met BSN’s. Staan deze op de verzamelloonstaat? Dan moet je die verwijderen. Hieronder lees je hoe je dat kunt doen.

We vragen je om de BSN’s van je werknemers niet met ons te delen. Lukt het niet om een verzamelloonstaat zonder BSN’s te delen? Zorg er dan voor dat je het BSN zwart maakt. Dat kun je bijvoorbeeld in Adobe Reader doen.

Open je verzamelloonstaat in Adobe Reader en selecteer de vorm ‘rechthoek’.

Sleep de rechthoek alleen over de BSN’s van je werknemers, zodat deze niet meer zichtbaar zijn. In dit voorbeeld zijn ook de namen zwart gemaakt. Je hoeft alleen de BSN’s onleesbaar te maken. Sla vervolgens de verzamelloonstaat op en upload deze versie.

Ga naar daarna naar ‘Bestand’ en klik op ‘Afdrukken’. Kies als printer: ‘Microsoft Print to PDF’ voor Windows of ‘Bewaar als PDF’ voor Mac. Sla op deze manier de aangepaste verzamelloonstaat op en upload deze tijdens de loonopgave.

Krijg je een foutmelding bij het uploaden van je verzamelloonstaat? Misschien heeft je verzamelloonstaat het verkeerde bestandstype. Controleer of je de verzamelloonstaat in pdf geüpload hebt in pdf. Klik op ‘Opnieuw bestand uploaden’ en upload het juiste pdf-bestand. Krijg je opnieuw een foutmelding? Dan zijn er twee manieren om de informatie door te geven:
• Werknemers handmatig doorgeven
Heb je minder dan vijf werknemers in dienst? Vul dan per werknemer zelf de gegevens in.
Dan raden we je aan om de gegevens van je werknemers handmatig in te voeren en door te geven.

• Totale loonsom en aantal werknemers doorgeven
Heb je meer dan vijf werknemers in dienst? Dan raden we je aan om de totale loonsom en het aantal werknemers aan ons door te geven. Dat doe je via de knop ‘Handmatige invoer’.

Het eigen behoud is het bedrag dat je als werkgever in een kalenderjaar zelf betaalt aan je zieke werknemers. Je vindt het eigen behoud op je polis. Komt het totale doorbetaalde loon in één kalenderjaar boven dit eigen behoud uit? Dan ontvang je vanuit de module Ziekteverzuim Calamiteiten hiervoor een vergoeding.

Het totaal doorbetaald loon in het eerste en tweede ziektejaar vind je meestal in:

• Je salarisadministratie: hier staat per werknemer hoeveel loon is doorbetaald tijdens ziekte.
• Verzuimrapportages of je HR-systeem: vaak kun je hier filteren op periode en ziektejaar.

Het verzuimoverzicht over 2025 kun je aanvragen bij je arbodienstverlener. Het overzicht van het ontvangen bedrag van UWV kun je terugvinden in je UWV Werkgeversportaal, in berichten van UWV of in je eigen salarisadministratie.

In de rekenhulp leggen we je stap voor stap uit welke gegevens we nodig hebben. We vragen je om dit bestand te gebruiken, zodat we hiermee veel sneller en makkelijker je gegevens in ons systeem kunnen zetten. Gebruik je toch je eigen Excel-bestand? Zorg er dan voor dat deze dezelfde gegevens heeft die we in onze rekenhulp vragen.