Sanctiewet, Bestuurders en UBO's : NN

Sanctiewet, Bestuurders & UBO's

We stellen alle bestuurders en Ultimate Beneficial Owners (UBO’s) vast. We toetsen deze gegevens op de sanctielijsten. Dit doen we bij bestaande én nieuwe klanten. Op deze pagina vind je informatie over de sanctiewet, UBO en bestuurders. Staat je vraag of het antwoord dat je zoekt er niet tussen? Kijk dan voor meer informatie over de UBO op kvk.nl en voor meer informatie over de Sanctiewet kijk je op dnb.nl.

Voor wie geldt de Sanctiewet en waarom?

De Sanctiewet geldt voor alle financiële dienstverleners, onder meer schadeverzekeraars en adviseurs die onder het toezicht van De Nederlandsche Bank (DNB) vallen. Bij verzekeraars gaan grote geldstromen rond. We keren bijvoorbeeld uit aan personen en/of bedrijven. Die kunnen op een sanctielijst staan. Het is verboden (financiële) zaken te doen met personen en/of bedrijven die voorkomen op de sanctielijsten. Dat geld kan immers gebruikt worden voor de aanschaf van wapens, voor de aankoop van verboden chemische middelen of het is een manier van witwassen.

Welke controles voert Nationale-Nederlanden uit?

We doen klantonderzoek, dat noemen we Customer Due Diligence (CDD). Denk hierbij bijvoorbeeld aan het vaststellen van de identiteit van de klant. Wij zijn dus wettelijk verplicht om de Ultimate Beneficia! Owner (UBO's) van onze zakelijke klanten vast te leggen en deze gegevens actueel te houden.

Dit gebeurt bij het aanvragen van een verzekering en schade-uitkeringen. Maar ook tijdens de looptijd van een verzekering kan er voor Nationale-Nederlanden een risico ontstaan, bijvoorbeeld als een klant op een Sanctielijst komt te staan of bij een verhuizing. Daarom screent Nationale Nederlanden haar klanten doorlopend.

Nationale-Nederlanden doet die screening op de sanctielijsten, zoals de VN-lijst, een Amerikaanse lijst, een EU-lijst en een Nederlandse lijst. Alle Nederlandse financiële instellingen (banken en verzekeraars) moeten de genoemde lijsten hanteren bij de screening.

Wat is een UBO?

UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner, of Uiteindelijk Belanghebbende. Een UBO is een natuurlijk persoon die de uiteindelijke eigenaar is van of zeggenschap heeft over een organisatie. Dit kunnen natuurlijk ook meerdere personen zijn.

Met een UBO bedoelen we iedere natuurlijk persoon die - direct of indirect – een belang van meer dan 25% heeft in (het vermogen van) de onderneming. Een belang is kapitaalbelang - bijvoorbeeld aandelen of certificaten -, stemrechten in de algemene vergadering, feitelijke zeggenschap of beslissingsbevoegdheid. Een UBO is ook een natuurlijk persoon die meer dan 25% van het vermogen of de winst van de organisatie krijgt of hier bijzondere zeggenschap over heeft. Meer informatie over wie de UBO is van een organisatie vind je op kvk.nl.

Wat wijzigt er in de huidige UBO Opgave op Mijn NN Zakelijk?

Vanaf heden tonen we ook de openbare gegevens van bestuurders. Deze gegevens komen uit het handelsregister van de KVK. Op Mijn NN Zakelijk vind je de knop ‘Bestuurder & UBO opgave’. Hier kun je de bestuurders en UBO’s van je onderneming bekijken, vastleggen of wijzigen.

Waarom registreren we nu ook de bestuurders van onze zakelijke klanten naast de UBO’S?

We mogen geen zakendoen met personen, organisaties of landen waarvoor sancties gelden waar we ons als verzekeraar aan moeten houden. We moeten daarom weten welke natuurlijke personen de uiteindelijke belanghebbenden of bestuurders zijn van een rechtspersoon of personenvennootschap met wie we een verzekering aangaan of aan wie we een uitkering doen. Vervolgens controleren we of deze natuurlijke personen op een sanctielijst staan. Deze verplichting hebben we vanuit de Sanctiewet 1977.

Wie zijn bestuurders binnen een onderneming?

Een bestuurder is een natuurlijk persoon die een rechtspersoon bestuurt en deel uitmaakt van het bestuur binnen de onderneming. Een bestuurder- of afhankelijk van de rechtsvorm een maat, vennoot of eigenaar van een eenmanszaak- ligt vast in het handelsregister van de KVK.

Moet een bestuurder zich inschrijven in het handelsregister van de KVK?

Ja, elke onderneming moet de bestuurder(s) inschrijven in het handelsregister van de KVK.

Hoe komen we aan de bestuurdersgegevens van de zakelijke klant?

We halen de openbare bestuurdersgegevens van de zakelijke klanten op uit het handelsregister. We tonen deze op Mijn NN Zakelijk onder de kop ‘Bestuurder & UBO opgave’. Zijn de openbare bestuurdersgegevens niet actueel? Dan moet je deze gegevens zo snel mogelijk aanpassen in het handelsregister. Na aanpassing in het handelsregister halen we de actuele bestuurdersgegevens opnieuw op en tonen deze op Mijn NN Zakelijk onder de knop ‘Bestuurder & UBO opgave’.

Welke gegevens van de bestuurder zijn niet openbaar?

Privéadressen en het woonland van de bestuurder(s) zijn niet openbaar. In het ‘Bestuurder & UBO opgave’ overzicht zijn deze gegevens niet gevuld. Het woonland is wel nodig om de juiste controle te doen tegen de sanctielijsten. Vul deze gegevens daarom aan bij controle of aanvraag van een verzekering. Daarnaast willen we ook weten of de bestuurders als UBO aangemerkt kunnen worden.

Wat te doen bij het aanvragen van een verzekering?

Bij het aanvragen van een verzekering tonen we je adviseur de bij ons bekende bestuurders en UBO’s van jouw onderneming in adviseur.nn.nl. De (openbare) bestuurdersgegevens kunnen niet gewijzigd worden. De UBO-gegevens kan de adviseur bij het aanvragen van een verzekering wel invullen, wijzigen of verwijderen.

De adviseur vraagt daarom vooraf de actuele UBO- en bestuurdersgegevens bij je op inclusief het woonland van de bestuurders. Het woonland is niet openbaar en niet automatisch op te halen uit het handelsregister. Deze gegevens moeten gevuld zijn om de aanvraag voor je verzekering af te maken. Zijn de bestuurdersgegevens in het handelsregister niet meer actueel? Dan zal je dit eerst vooraf moeten bijwerken in het handelsregister voor je een verzekering kan aanvragen.

Wat als niemand binnen de onderneming als UBO kan worden aangemerkt?

Voldoet niemand binnen de onderneming aan de criteria van een uiteindelijk belanghebbende? Dan zien we het hoger leidinggevend personeel van de onderneming als (pseudo) UBO. Dit zijn de (statutaire) bestuurders die zijn ingeschreven in het handelsregister KVK. Als een (statutair) bestuurder een rechtspersoon is, dan gaat het om elke natuurlijke persoon die daarvan direct of indirect statutair bestuurder is.

Waar moet je op letten bij het controleren, toevoegen, aanvullen of wijzigen van de bestuurder of UBO-gegevens op Mijn NN Zakelijk?

Via de knop ‘Bestuurder & UBO opgave’ op Mijn NN Zakelijk vind je de bij ons bekende UBO en bestuurdersgegevens. Controleer deze gegevens, wijzig en vul de ontbrekende gegevens aan. Let hierbij op:

Voor bestuurders kunnen de getoonde openbare gegevens niet gewijzigd of verwijderd worden. Zijn de bestuurdersgegevens niet actueel? Dan moet je deze gegevens zo snel mogelijk bijwerken in het handelsregister KVK.
Wijzig of vul deze aan met het actuele woonland.
Zorg ervoor dat we actuele bestuurders en UBO’s van je klant hebben geregistreerd. Zijn de UBO-gegevens niet juist of compleet? Verwijder, wijzig of vul de ontbrekende UBO-gegevens aan.
Zorg dat de gevraagde gegevens juist zijn gevuld, zoals voornamen (voluit en zoals vermeld in het paspoort); achternaam (geboortenaam) en geboortedatum.
Geef aan of de UBO een eigendoms- of zeggenschapsbelang heeft van meer dan 25% binnen de onderneming.
Zorg dat alle verplichte velden actueel, juist en volledig zijn gevuld zodat we de bestuurders en UBO’s kunnen toetsen tegen de sanctielijsten.

Waarom moeten de bestuurders en UBO-gegevens regelmatig gecontroleerd worden?

De bestuurders en UBO’s van jouw onderneming kunnen in de loop van de tijd veranderen. Een wisseling van locatie, rechtsvorm of bestuurder kan er namelijk al voor zorgen dat de gegevens van je bedrijf achterhaald zijn. Het is daarom van belang dat we regelmatig controleren of de bij ons bekende informatie nog actueel is. We zullen dit periodiek bij jou toetsen.

Controleer de bestuurders en UBO-gegevens via de knop ‘Bestuurder & UBO opgave’ op Mijn NN Zakelijk. Zijn deze gegevens niet meer actueel? Pas deze daar waar mogelijk aan. Zijn de openbare bestuurdersgegevens niet meer actueel? Dan moet je dit zo snel mogelijk bijwerken in het KVK Handelsregister.

Gaan we in de toekomst het UBO-register KVK gebruiken?

Het is wettelijk (nog) niet toegestaan om het UBO-register KVK te gebruiken voor Schade- en Inkomen verzekeraars. Het Verbond van Verzekeraars is in overleg met de overheid om gebruik te maken van het UBO-register KVK.

Waarom vragen we om UBO-gegevens als een onderneming niet UBO-plichtig is?

Niet iedere onderneming hoeft zicht te registreren in het UBO-register van de KVK. Denk hierbij aan beursgenoteerde bedrijven, eenmanszaken of publiekrechtelijke ondernemingen. Hiermee vervalt onze (zelfstandige) verplichting niet om de uiteindelijke belanghebbenden en bestuurders van dit soort zakelijke klanten vast te stellen en te screenen.

Wat gebeurt er met de bestuurders en UBO-gegevens?

De bestuurders en UBO-gegevens worden gescreend. Deze screening voeren we om de volgende redenen uit:

Om te controleren of onze relaties op (inter)nationale sanctielijsten staan;
Om te voorkomen dat we een vergoeding doen aan onze relaties die op de (inter)nationale sanctielijsten staan.

Gebruiken we deze gegevens voor andere doelen?

Nee, we gebruiken deze gegevens alleen voor de wettelijke verplichtingen (screenen).

Wat gebeurt er als iemand op een sanctielijst voorkomt?

Komt een onderneming, uiteindelijk belanghebbend of bestuurder(s) op één of meer (inter)nationale sanctielijsten voor? Dan informeren we jou en je adviseur hierover. We laten je weten welke gevolgen dit heeft voor de verzekering(en) en/of voor het uitbetalen van een vergoeding.