Ga direct naar inhoud

English version

Veelgestelde vragen Mijn NN Zakelijk

Algemeen

Is Mijn NN Zakelijk in het Engels beschikbaar?
Ja, Mijn NN Zakelijk is ook in het Engels beschikbaar. Klik na het inloggen in Mijn NN Zakelijk rechts bovenaan de pagina op ‘English’ om je taalinstelling aan te passen. Bij een volgend bezoek kom je automatisch weer in de Engelse beheeromgeving van Mijn NN Zakelijk.

Ik zie in Mijn NN Zakelijk alleen de actieve deelnemers. Waar vind ik de inactieve deelnemers en hun rechten?
In het Werknemersoverzicht zie je de inactieve deelnemers nog wel staan, maximaal één jaar. Van de inactieve werknemers zie je alleen naam, geslacht, BSN, geboortedatum en de datum uitdienst. Vanwege de privacywetgeving tonen wij de premie en aanspraken van deze deelnemers niet meer.

Kan ik in Mijn NN Zakelijk onderscheid maken tussen kijk- en muteerrechten?
Ja. De hoofdgebruiker kan een gebruiker ‘Volledig beheer’ rechten of ‘Alleen inzien’ rechten geven. Met ‘Volledig beheer’ rechten kan een gebruiker wijzigingen doorvoeren, met ‘Alleen inzien’ rechten niet.

Hoe kan ik voor mijn collega’s accounts  aanmaken in Mijn NN Zakelijk?
Dit kan de hoofdgebruiker van Mijn NN Zakelijk eenvoudig zelf regelen in het portaal, via het tabblad ‘Instellingen’ en de optie ‘Gebruiker toevoegen’. Bekijk hiervoor ook de eventkaart Toevoegen gebruiker. Die vind je op hier onder Aanvullende informatie.

Wanneer wordt mijn account omgezet naar de nieuwe beheeromgeving?
Wij nemen contact op met je adviseur, zodra je account aan de beurt is voor de omzetting. Vervolgens nemen we contact op met jou. Onder andere om een aantal checks te doen en de (technische) stappen door te nemen, zodat we de aansluiting zorgvuldig kunnen regelen.
Wat gebeurt er met mijn andere producten bij Nationale-Nederlanden?
Heb je ook andere (pensioen-, inkomens en of schade) producten bij Nationale-Nederlanden? Dan ontvang je apart bericht als er een verandering is voor het online beheer van die producten.

Wat bedoelen jullie met gefaseerd naar één beheerportaal toewerken?
  • We voegen elk kwartaal nieuwe producten en functionaliteiten toe aan Mijn NN Zakelijk.
  • We zetten alle huidige portalen stapsgewijs om naar de nieuwe beheeromgeving.

We realiseren ons dat we mogelijk nog niet alle functionaliteiten bieden zoals je die nu mogelijk gewend bent in het huidige werkgeversportaal. Sommige onderdelen zijn al beter, andere nog in ontwikkeling. Zo investeren we bijvoorbeeld veel in koppelingen met externe bronnen, zoals gemeenten en het UWV. Hierdoor wordt het steeds makkelijker om met ons samen te werken. Juist door nu alle accounts om te zetten naar Mijn NN Zakelijk kunnen we ons nog meer richten op het verder ontwikkelen van een portaal dat uitblinkt in gebruiksgemak voor ál onze klanten.

Wat gebeurt er met de historie als mijn account wordt omgezet naar Mijn NN Zakelijk?
In Mijn NN Zakelijk begin je met een schone lei. Dit betekent voor bestaande klanten dat wijzigingen en mutaties die in je huidige portaal zijn doorgegeven niet meegaan naar de nieuwe beheeromgeving. Ook de financiële historie gaat niet mee.

Wij bewaren jouw mutatiehistorie en financiële historie op een veilige plek in onze administratie. Je kunt de mutatiehistorie vóór de omzetting van je account ook zelf eenvoudig downloaden. Lees hier hoe je dat doet.

Wat is de Basisregistratie Personen (BRP)?
Dit is de vroegere Gemeentelijke Basis Administratie. Nationale-Nederlanden mag de gegevens van (aspirant) deelnemers aan collectieve pensioenregelingen uit de Basisregistratie Personen (BRP) opvragen om aan haar verplichtingen voor het uitvoeren van de pensioentoezegging te kunnen voldoen.

Welke gegevens uit de Basisregistratie Personen gebruikt Nationale-Nederlanden?
Wij gebruiken alleen de gegevens die nodig zijn om de deelname aan de pensionregeling te starten en te onderhouden. Denk hierbij aan de naam en adresgegevens voor het informeren van je werknemer over zijn of haar deelname. En aan de burgerlijke staat en de aanwezigheid van kinderen voor het verzekeren van nabestaandenpensioen.



Werknemeroverzicht

Op de werknemerspagina zie ik maar een beperkte set aan gegevens. Waar zie ik de andere gegevens?
We tonen nog niet alle gegevens. De schermen van Mijn NN Zakelijk worden stapsgewijs uitgebreid. Uiteraard blijven we dit toetsen aan de privacywetgeving.

Ik zie alleen het pensioengevend salaris terug maar niet het voltijd jaarsalaris. Klopt dat?
Ja, dat klopt. Op dit moment tonen we alleen het pensioengevend salaris. Hier gaan we binnenkort ook het voltijd jaarsalaris aan toevoegen.

Waarom zie ik geen partner- en adresgegevens meer terug?

We maken gebruik van een koppeling met de Basisregistratie Personen (BRP). De gegevens die we zo binnenkrijgen, mogen we niet delen met andere partijen. We hebben de gegevens wel goed in onze systemen staan.

In 2021 gaan we de partnergegevens uitbreiden met de geboortedatum van de partner. Bij een samenwonende relatie wordt naast de geboortedatum ook nog de naam en geslacht van de partner getoond.  Op deze manier kun je controleren of de juiste partner in onze administratie staat. Ook de adresgegevens wordt in 2021 toegevoegd.

Hoe kan ik de werknemer toewijzen aan een andere werknemercategorie?
Deze wijziging kun je nog niet via het portaal doorvoeren. Neem hiervoor contact op met je klantmanager.

Hoe kan ik de werknemer aanmelden voor vrijwillig Anw-hiaat pensioen?
Deze wijziging kun je nog niet via het portaal doorvoeren. Neem hiervoor contact op met je klantmanager.


Mutaties

Hoe kan ik voor een nieuwe werknemer een verzoek tot waardeoverdracht indienen?
Je werknemer kan dit verzoek zelf indienen via het deelnemersportaal. In een latere versie van Mijn NN Zakelijk zal dit voor jou als werkgever ook (weer) mogelijk zijn.

Heb ik inzicht in de mutatiestatus?
Ja, in het mutatieoverzicht staat welke wijzigingen, wanneer en met welke waarde zijn ingevoerd. Ook zie je de status van de mutatie. Ga naar het tabblad Werknemers, en klik vervolgens op Mutatieoverzicht downloaden.


Hoe geef ik een parttimewijziging door?
Gebruik hiervoor de mutatie ‘Parttime percentage wijzigen’. Let op! Als alleen het parttimepercentage wijzigt. Pas het salaris niet aan, anders gaat de berekening verkeerd.

Ik heb een koppeling met een Salaris Pakket Aansluiting. Waarom lukt het me niet om een salarismutatie door te voeren?
Je kunt salaris- en/of parttimewijzigingen alleen via Mijn NN Zakelijk doorgeven als je geen SPA-koppeling hebt. Met een SPA- koppeling gaat dit automatisch.

Waarom kan ik geen huwelijk en geregistreerd partnerschap doorgegeven?

Deze wijzigingen in de burgerlijke staat ontvangen we rechtstreeks vanuit de Basisregistratie Personen (BRP). Je hoeft hier niets voor te doen. Meer informatie zie je in de handleiding en op de Eventkaart Burgerlijke staat en kinderen. Die vind je hier  onder Aanvullende informatie.

Waarom moet ik een samenwonende relatie nog wel doorgeven?
Een samenwonende relatie krijgen we niet door via de Basisregistratie Personen (BRP). Belangrijk: bekijk zelf of aan de partnerdefinitie wordt voldaan.

Is er een onbepaalde partnerdekking? De actie staat wel open, maar u hoeft deze niet aan ons door te geven. In 2021 wordt de beheeromgeving aangepast, zodat de partnergegevens en de actie ‘Partner aanmelden’ niet meer zichtbaar zijn bij een pensioenregeling met een onbepaalde partner dekking.

Wat gebeurt er als een werknemer verhuist naar het buitenland?
Als een deelnemer in het buitenland woont, krijgen we geen informatie meer door via een gemeente over wijzigingen in burgerlijke status of adres. Eventuele latere verhuizingen en wijzigingen in de burgerlijke staat van een werknemer die in het buitenland woont, moet je zelf via Mijn NN Zakelijk doorgeven.

In Mijn NN Zakelijk zie ik geen controlescherm meer voordat ik de mutatie verzend. Hoe kan ik mijn mutatie toch controleren?
Dit geldt met name voor de mutatie ‘Werknemer toevoegen’, omdat daar gegevens gevuld moeten worden die verdeeld zijn over meerdere stappen. Tijdens het invoeren is het mogelijk om even terug klikken om te checken wat je ingevuld hebt. Ook kun je na verzenden in het ‘Mutatieoverzicht’ controleren welke gegevens zijn ingevoerd.

Als ik ‘Partner onbekend’ aanvink om een nieuwe werknemer aan te melden, wordt er dan wel of niet een partnerpensioen verzekerd?
Het partnerpensioen wordt altijd meeverzekerd in de administratie. Je ziet dit terug in het Werknemersbestand.

Moet een arbeidsongeschikte werknemer ook uit dienst worden gemeld?
Pas wanneer een werknemer twee jaar ziek is, meld je deze arbeidsongeschiktheid aan ons. Vervolgens beoordelen wij of er recht is op premievrijstelling. Wanneer wij voor deze werknemer premievrijstelling verlenen, verzoeken wij je een eventuele uitdiensttreding via e-mail aan je klantmanager door te geven.

In het bestand dat ik wil inladen voor de collectieve mutaties (CSV) worden alle gegevens in één kolom gezet. Hoe kan ik dat aanpassen?

Het inladen van collectieve mutaties binnen Mijn NN Zakelijk werkt met CSV bestanden. Wanneer je een recente versie van Excel hebt, dan wordt het CSV bestand direct goed opgeslagen. Bij oude of afwijkende versies kan het zijn dat alle gegevens in één kolom worden gezet. Als dit gebeurt, volg dan het volgende stappenplan om het bestand alsnog goed in te lezen:

  • Downloaden en in een
    herkenbaar mapje opslaan
  • Excel openen
  • Ga naar File/Bestand
  • Klik op Open kiezen
  • Selecteer
    het
    downloadbestand
  • Nu wordt een Tekst import
    wizard getoond
  • Kies voor ‘Delimited’ en ’My data has headers’
    en dan Next
  • Kies ‘Semicolon’ en dan Next
  • Kies ‘General’ en dan Finish
Het inladen van het uploadbestand voor collectieve mutaties werkt niet goed. Wat kan ik doen?

Voor de collectieve mutaties binnen Mijn NN Zakelijk werken we met CSV bestanden. Wanneer je de gegevens hebt gevuld in het bestand, moet het bestand ook weer in CSV-format opgeslagen worden. Wanneer gaat dit niet goed:

  • Het bestand wordt dan
    opgeslagen als .xls(x) waardoor het helemaal niet geïmporteerd kan worden.
  • Het bestand wordt dan
    opgeslagen als .csv met een vreemde karakterset waardoor deelnemers met
    leestekens in de naam (bijv é of ë) worden afgekeurd.

Om er zeker van te zijn dat het juiste format wordt gebruikt, kiest u voor Opslaan als/Save as en selecteer als bestandtype ‘CSV UTF-8 (Comma delimited) (*.csv)’.

Ik krijg een foutmelding bij het inladen van de collectieve mutaties. Wat kan ik doen?
Check altijd of de kolomtitels nog hetzelfde zijn als die uit het template bestand. Op deze manier kan het systeem de gegevens herkennen. Daarnaast kan het gebeuren dat de kolom met huidige waarden (herkenbaar aan het woordje ‘huidig’ in de kolomtitel) wordt overgeschreven met de nieuwe waarden. De kolom voor de nieuwe waarden wordt dan leeg gelaten of gevuld met de oude waarden. Als dat gebeurt dan herkent het systeem de nieuwe waarden niet en wordt er een foutmelding getoond.


Gebruikersbeheer

Waarom is het belangrijk om gebruikersbeheer goed in te richten?

In Mijn NN Zakelijk worden bedrijfs- en werknemergegevens getoond, afhankelijk van welke verzekering(en) je bij Nationale-Nederlanden hebt afgesloten. Daarnaast geeft een gebruiker soms ook zelf gegevens door via Mijn NN Zakelijk aan Nationale-Nederlanden. Deze gegevens kunnen privacygevoelig zijn. Daarom is het belangrijk dat een gebruiker van Mijn NN Zakelijk alleen gegevens kan inzien of doorgeven waartoe hij of zij bevoegd is.

Hoe kan ik als gebruikersbeheerder rechten toekennen aan een collega?

Log in op Mijn NN Zakelijk en ga naar het tabblad gebruikersbeheer. Daar klik je op “Nieuw account aanmaken” en vul je de gevraagde gegevens in.

Hoe kan ik als gebruikersbeheerder rechten toekennen aan een administratiekantoor of accountant?

Log in op Mijn NN Zakelijk en ga naar het tabblad gebruikersbeheer. Daar klik je op “Nieuw account aanmaken” en vul je de gevraagde gegevens in.

Welke soorten gebruikersrechten zijn er?

Een gebruikersbeheerder heeft altijd volledige toegang voor alle soorten verzekeringen. Bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker kan de gebruikersbeheerder de mate van toegang kiezen:

-        Geen inzicht

-        Alleen inzien

-        Volledig beheer 

Ook kan er gekozen worden voor welke soort verzekering de nieuwe gebruiker toegang krijgt:

-        Toegang tot pensioenverzekeringen regel je via werknemersbeheer,

-        Voor schadeverzekering gaat dat via schadebeheer 

-        Bij inkomensverzekeringen loopt dat via verzuimbeheer.

Hoe werkt het gebruikersbeheer bij een bedrijf waarbij er meerdere B.V.’s onder een holding vallen?

Wanneer je toegang hebt tot de holding kun de informatie van de B.V.’s pas zien nadat de rechten gedelegeerd zijn aan Holding. Dit kan je regelen via je adviseur of jouw vaste NN-contactpersoon bij Nationale-Nederlanden voor de betreffende verzekering.

Ik kom er zelf niet uit. Hoe kan ik jullie bereiken?

Kijk hier voor de meest voorkomende problemen en de oplossing

Kom je er niet uit? Bij de afdeling Digital Support helpen we je graag met al jouw vragen rond het inloggen.
Je kunt ons bellen op 070 513 0757 op werkdagen van 8.00 tot 17.30 uur. We helpen je graag.

Wil je meer weten over het inrichten van het gebruikersbeheer neem dan contact op met jouw vaste contactpersoon bij Nationale-Nederlanden.