Checklist voor vitale medewerkers: dit mag je niet vergeten

Je hebt het vast vaker gehoord: werknemers die lekker in hun vel zitten, presteren beter. Als werkgever wil je dan ook niets liever dan vitale medewerkers. Maar vitaliteit stimuleren is ook maatwerk. De ene werknemer motiveer je met een sportbudget, de ander gooit z’n kont dan juist tegen de krib. Met een goed en divers vitaliteitsbeleid is er voor ieder wat wils. Wij helpen je op weg met deze checklist voor vitale medewerkers.

Heb jij al een vitaliteitsbeleid? Als werkgever kun je eigenlijk niet meer zonder. De voordelen van vitale medewerkers zijn groot: ze zijn vrolijker, energieker en productiever. Daarmee steken ze collega’s aan. Bovendien zijn vitale medewerkers veerkrachtiger, minder snel ziek en vallen ze waarschijnlijk minder snel uit met een burn-out. Dat kun je als werkgever wel gebruiken in de huidige krappe arbeidsmarkt.

Wat is een vitaliteitsbeleid?

In een vitaliteitsbeleid beschrijf je jouw visie op vitaliteit. Wat versta jij eronder? Wat doe je als organisatie om vitaliteit op de werkvloer te vergroten? En wat zijn je ambities voor de toekomst? Ook een verzuimanalyse is vaak onderdeel van een vitaliteitsbeleid. Hierin zet je hoeveel medewerkers ziek zijn, hoe vaak dit voorkomt en welke factoren dit kunnen beïnvloeden. Dan weet je waar je het over hebt als je praat over verzuim en vitaliteit.

Waarom een vitaliteitsbeleid belangrijk is

Nu denk je misschien: moet vitaliteit op de werkvloer per se vastgelegd worden in een beleid? Is er niet al genoeg beleid? Toch heeft een duidelijk vitaliteitsbeleid wel degelijk meerwaarde. Je werknemers weten waar ze aan toe zijn – en jij als werkgever ook. Een vitaliteitsbeleid – of vitaliteitsplan – geeft houvast en richting voor het bereiken van je doelen.

Bovendien kun je alleen iets verbeteren als je weet wat er beter kan. Daarvoor moet je het verzuim en de vitaliteit op de werkvloer eerst in kaart brengen, zodat je erop kunt anticiperen.

Een vitaliteitsbeleid is ook belangrijk voor kleinere organisaties, met een beperkt budget. De (financiële) gevolgen van iemand die uitvalt, zijn vaak namelijk groter dan voor een groot bedrijf. Daarnaast hoeft vitaliteit op de werkvloer niet per se duur te zijn. Met een goed gesprek valt al veel te winnen.

Met laagdrempelige activiteiten is de kans groter dat iedereen meedoet.

Hoe maak je een vitaliteitsbeleid?

In een goed vitaliteitsbeleid omschrijf je korte- én langetermijndoelen voor verzuim en vitaliteit. Daar koppel je concrete acties aan, zodat je doelen haalbaar worden. Wil je bijvoorbeeld graag fysiek fitte werknemers? Begin dan eens met het organiseren van een wekelijkse work-out.

Het liefst koppel je ook nog meetbare verbeterpunten aan de doelen, zodat je weet dat je verzuimbeleid effect heeft. Denk aan een vragenlijst over het energielevel van werknemers, die je meerdere keren afneemt. Je begint met een 0-meting en streeft naar een bepaald percentage werknemers dat zich fitter voelt. Zo’n stip aan de horizon kan je werknemers ook motiveren om zich in te zetten voor hun vitaliteit.

Wat staat er verder in een vitaliteitsbeleid?

Naast cijfers, feiten en (verbeter)doelen staan er ook een heleboel leuke dingen in een vitaliteitsplan. Belangrijk is dat er voor ieder wat wils is. En dat iedere werknemer op het eigen niveau aangesproken wordt om te werken aan de vitaliteit. Met laagdrempelige activiteiten is de kans namelijk groter dat iedereen meedoet.

Vitaliteit kun je niet afdwingen: dat werkt waarschijnlijk alleen maar averechts. Vergeet ook niet je werknemers zoveel mogelijk mee te nemen in je vitaliteitsbeleid. Waar hebben zij behoefte aan? Hebben ze misschien nog leuke input op het gebied van vitaliteit?

Met de volgende onderdelen van het vitaliteitsbeleid zorg je dat je niets over het hoofd ziet. En dat ál je medewerkers plezier halen uit vitaliteit op de werkvloer: niet alleen die marathonlopers of fanatieke yoga-beoefenaars.

• De Risico-inventarisatie & evaluatie (RI&E)

Goed, dit eerste punt klinkt niet zo spannend, maar het is wel heel belangrijk. En wettelijk verplicht. Met een Risico-inventarisatie & evaluatie (RI&E) breng je de arbeidsgerelateerde veiligheids- en gezondheidsrisico’s in kaart. Dat gaat over fysieke arbeidsrisico’s, zoals veel tillen of achter een beeldscherm zitten. Maar ook over psychosociale risico’s, zoals grensoverschrijdend gedrag of een hoge werkdruk.

Een RI&E heeft veel voordelen. Zo blijkt uit onderzoek van TNO dat werkgevers die hun RI&E op orde hebben, zien dat hun werknemers productiever zijn.

• Het jaarlijkse Preventief medisch onderzoek (PMO)

Ook het Preventief medisch onderzoek (PMO) is een waardevol onderdeel van je vitaliteitsbeleid. Dit is een gezondheidscheck voor je werknemers. Hoe gaat het met ze – fysiek en mentaal? En waar krijgen ze stress of juist energie van? Als ze dat willen, vullen je werknemers een vragenlijst in en krijgen ze fysieke onderzoeken. Wil je de vitaliteit van je organisatie in kaart brengen? Vraag een PMO aan bij een arbodienst, bijvoorbeeld bij onze partner HCS.

Net als de RI&E is deze gezondheidstest verplicht voor werkgevers. Maar dat is niet de belangrijkste reden om hem aan te bieden: je toont je er vooral een betrokken werkgever mee en krijgt zelf inzicht in de vitaliteit van je organisatie. Bij het bedrijf Hukseflux was de animo voor de gezondheidscheck hoog en leverde de PMO belangrijke inzichten op. 

• Een sportbudget

Er zijn verschillende manieren om je werknemers te motiveren in beweging te komen. Met een sportbudget kunnen je werknemers zelf kiezen welke activiteit zij leuk vinden. De een gaat naar een high intensity interval training (HIIT), waarbij er in korte tijd hard getraind wordt. De ander houdt meer van een teamsport, zwemmen of yoga. De keuzevrijheid houdt het sporten laagdrempelig. Je kunt er natuurlijk ook voor kiezen om vanuit het werk iets te organiseren, zoals een gezamenlijke bootcamp of een voetbaltoernooi. Dat is meteen goed voor de teambuilding.

• Laagdrempelige beweging

Bewegen is meer dan sport: je hoeft echt niet naar de sportschool om vitaal te zijn. Als werkgever kun je je werknemers ook op andere manieren stimuleren om te bewegen. Denk aan wandelend vergaderen, een fiets van de zaak vergoeden of een werkplek faciliteren waarbij jullie niet alleen zittend werken. Meer voorbeelden nodig? Dit zijn7 tips om je werknemers te motiveren in beweging te komen. 

• Gezonde voeding

Wie aan vitaliteit denkt, denkt waarschijnlijk al snel aan voeding. Die schaal met fruit bij de receptie of het vitaminesapje tijdens een vergadering. En dat is niet gek: voeding ís ook een heel belangrijke bron voor vitale medewerkers. Wist je bijvoorbeeld dat een kwart van de Nederlanders kampt met spijsverteringsklachten? Zulke klachten leiden tot minder energie en focus. Gezonde voeding draagt voor een groot deel bij aan een goede spijsvertering.

Een van de belangrijkste onderdelen van je vitaliteitsbeleid is relatief goedkoop.

Toch wil je je werknemers niet direct aanspreken op hun eetpatroon – al helemaal niet in het bijzijn van anderen. Hoe je gezonde voeding wel op een laagdrempelige manier stimuleert? Je kunt beginnen met het serveren van gezonde(re) voeding tijdens de lunch op kantoor of bij borrels. Geen bier en bitterballen, maar snoeptomaten, paprika’s en druiven. Kun je nog meer inspiratie gebruiken? Zo maak je het werknemers makkelijker gezonde keuzes te maken.

• Vitaliteitsverlof

Ben je al bekend met het vitaliteitsverlof? Steeds meer bedrijven kiezen ervoor hun werknemers een vitaliteitsverlof aan te bieden. Werknemers mogen dan vrije dagen opnemen en die gebruiken om te werken aan hun vitaliteit. Hoe ze dat precies invullen, bepalen ze vaak zelf. Dat kan met een coachingstraject, maar ook met een weekje uitwaaien op het strand.

Organisaties geven op diverse manieren invulling aan deze relatief nieuwe arbeidsvoorwaarde. Bij Nationale-Nederlanden krijgen werknemers die drie jaar of langer in dienst zijn, de mogelijkheid om eens in de vijf jaar twee maanden extra verlof op te nemen. Dat kan betaald, maar ook (gedeeltelijk) onbetaald verlof zijn. Ook wat voor jullie?

• Een vitaliteitsbudget

Ook een vitaliteitsbudget kan onderdeel zijn van je vitaliteitsbeleid. Een vitaliteitsbudget is een bedrag dat je werknemers kunnen gebruiken om te werken aan hun vitaliteit. Ieder bedrijf kan eigen voorwaarden verbinden aan zo’n vitaliteitsbudget. En bijvoorbeeld  een stoppen-met-roken-training aanbieden, een afspraak bij een diëtist of mindfulness.

Maar je kunt ook denken aan een bijdrage voor een dagje in de spa, een massage of andere wellnessbehandeling. Zo werk je aan de vitaliteit van je medewerkers en verminder je verzuim.

• Fysiotherapie en andere interventies

Een stijve rug, vastzittende schouders of pijnlijke nek: vooral mensen met zittende beroepen hebben hier snel last van. Fysiotherapie kan zulke klachten verhelpen of voorkomen. Als werkgever kun je er ook voor kiezen om fysiotherapie te vergoeden. Of je kunt eens in de zoveel tijd een fysiotherapeut uitnodigen op kantoor, om (preventief) tips te geven.

Voorlichting of coaching van andere experts is natuurlijk ook een optie. Zoals een bewegingscoach, een ademhalingscoach of een leefstijlcoach. En heb je al eens een slaapcoach overwogen? Slaapexpert Irma Leijten vertelt over het cruciale belang van een goede nachtrust voor de productiviteit van je werknemers.

• Mentale ondersteuning

Vandaag de dag kan mentale ondersteuning niet meer ontbreken in je vitaliteitsbeleid. Meer dan een derde van het langdurend verzuim in mkb-organisaties heeft een psychische achtergrond. Dan kun je denken aan overspannenheid of een burn-out, maar ook aan een angststoornis of depressieve gedachten. Herstel van langdurig verzuim kan wel even duren.

Gelukkig zijn er manieren om dit verzuim voor te zijn. Denk aan voorlichting over psychische klachten of het faciliteren van gesprekken met therapeuten of coaches. Dat kun je eenmalig aanbieden of vaker. Zolang je werknemers maar weten dat je het thema serieus neemt. Wat je nog meer kunt doen als werkgever? Jan Jaap Verolme en Wilmar Schaufeli schreven het boek De burn-out bubbel en geven tips voor het omgaan met spanningsklachten bij je werknemers.

• Een goed gesprek

Een van de belangrijkste onderdelen van je vitaliteitsbeleid is relatief goedkoop: een goed gesprek. Hoe vaak vraag jij je werknemers hoe het écht met ze gaat? Wat ze zo leuk vinden aan hun werk en waar ze tegenaan lopen? Met een goed gesprek waarbij je oprechte interesse toont, laat je zien dat je betrokken bent bij je werknemers. Dat doet wonderen voor hun vitaliteit.

Toch is een goed gesprek voeren best lastig. Zonder oordeel luisteren, niet onderbreken en je aandacht erbij houden. Volgens luisterexpert Corine Jansen begint een goed gesprek bij goed luisteren. Dit zijn haar tips om je luisterspier te trainen. 

• Ontwikkelmogelijkheden

Een vitaliteitsbeleid gaat om meer dan een gezonde leefstijl voor je werknemers. Vitaliteit draait om de vraag: is iemand fit genoeg om zijn of haar werk goed te doen? Fysiek fit, mentaal fit, maar ook financieel fit en met plezier aan het werk?

Als werkgever kun je dat laatste stimuleren door je werknemer perspectief te bieden. Wat zijn de doorgroeimogelijkheden? Zit iemand nog helemaal op zijn plek? Of is er misschien behoefte aan een training, cursus of zelfs een nieuwe functie? Zet het thema regelmatig op de kaart en zorg dat je je werknemers iets te bieden hebt.

• Chief vitality of happiness officer

Begint je hoofd een beetje te tollen na al die vitaliteitstips? Is het niet je favoriete onderwerp? Of zit je agenda simpelweg te vol om iedere week met vitaliteit op de werkvloer bezig te zijn? Je kunt het ook uitbesteden aan een ander. Aan je hr-afdeling, of aan een chief vitality officer (CVO). Deze persoon is verantwoordelijk voor de vitaliteit of het werkgeluk van werknemers binnen een organisatie.

Wat een chief vitality officer – of chief happiness officer – precies doet, verschilt per bedrijf. Maar denk aan vitaliteitsprogramma’s organiseren (zie bovenstaande tips) en de vinger aan de pols houden bij je werknemers. Is je organisatie te klein voor een aparte chief vitality officer? Een vitaliteitsambassadeur kan ook. Dat is een werknemer die enthousiast is over vitaliteit en collega’s kan inspireren dat ook te worden. Je kunt deze vitaliteitsambassadeur bijvoorbeeld aan het woord laten in de nieuwsbrief of een presentatie laten geven.

• Zelf het goede voorbeeld geven

Tot slot heeft je vitaliteitsbeleid weinig waarde als je zelf een verkeerd voorbeeld geeft. Als je je werknemers iedere week laat bootcampen, terwijl je zelf met de voeten op het bureau een frikandel naar binnen werkt. Wees je dus bewust van je voorbeeldfunctie. Neem de trap in plaats van de lift, eet af en toe een appel en stel je zo nu en dan kwetsbaar op. Succes!