In 10 stappen stress bespreekbaar maken op de werkvloer

Door regelmatig met werknemers te praten over stress, kun je verzuim voorkomen. Maar hoe pak je zo’n gesprek aan? Met dit praktische stappenplan maak je mentale gezondheid en stress bespreekbaar met je werknemer.

Veel werkgevers vinden het lastig om het gesprek over stress aan te gaan met hun werknemers. Dat blijkt uit onderzoek dat Nationale-Nederlanden liet uitvoeren onder ruim duizend werknemers en duizend werkgevers. Want zit een werknemer hier wel op te wachten? En wat mag je dan wel en niet vragen?

Die onzekerheid weerhoudt sommige werkgevers ervan het gesprek aan te gaan. Begrijpelijk, maar ook best zonde. Want uit hetzelfde onderzoek blijkt dat werknemers het juist waarderen als hun werkgever naar hun (mentale) gezondheid vraagt. Bovendien krijg je door zo’n gesprek meer inzicht in wat je werknemers energie kost en oplevert. En kun je voorkomen dat ze uitvallen. Met deze tien stappen pak je zo’n gesprek goed aan.

Stress bespreekbaar maken is niet iets wat je even tijdens de lunch doet.

1. Signaleer eventuele symptomen van stress

Als je op tijd signaleert dat je werknemers niet goed in hun vel zitten, kun je (langdurig) verzuim voorkomen. Daarmee toon je niet alleen goed werkgeverschap, je bespaart jezelf ook veel gedoe en geld.

Stress bespreken begint ermee dat je stress herkent. Merk je bijvoorbeeld dat werknemers de laatste tijd veel vergeten? Ogen ze moe, komen ze geïrriteerd over en zijn ze vaker ziek? Dan kan dat duiden op stress.

Maar ook werknemers met wie het altijd goed lijkt te gaan, verdienen je aandacht. Het kan zijn dat er achter dat blije voorkomen meer schuilgaat dan jij denkt. Schenk ook oprechte aandacht aan hen. Op welk moment lijken ze helemaal op te gaan in hun bezigheden? En wanneer zijn zij wat meer teruggetrokken?

Schrijf deze signalen van tevoren op. Dan heb je duidelijke aanknopingspunten, waar je tijdens het gesprek op terug kunt grijpen. Bedenk ook wat je wilt bereiken met het gesprek. Het uitspreken van een doel maakt je intentie helder voor je werknemer.

2. Zorg voor een veilige gespreksomgeving

Stress bespreekbaar maken is niet iets wat je even tijdens de lunch doet, met andere collega’s erbij. Vermijd ook de kantoortuin, waar iedereen kan horen wat je bespreekt. Creëer in plaats daarvan een veilige omgeving met voldoende privacy. Of vraag je werknemer waar hij of zij het liefst een gesprek voert. Misschien is dat wel tijdens een wandeling in de frisse buitenlucht.

Kondig van tevoren kort aan dat je wilt praten. Een ‘Heb je zo even een momentje?’ is genoeg. Tijdens het gesprek kun je dan uitleggen waar het precies over gaat. Zorg verder dat je genoeg tijd inplant. En voorkom dat je een belangrijke vergadering hebt meteen na het gesprek. Dat maakt een gehaaste indruk en draagt niet bij aan een veilige sfeer.

Goed om je te realiseren: als je begint over stress, kan iemand emotioneel reageren. Bijvoorbeeld omdat er privé iets speelt. Of omdat iemand zich niet op zijn gemak voelt bij collega’s. Daarom is het extra belangrijk het gesprek onder vier ogen te voeren.

3. Ga naast elkaar zitten (of lopen)

Een gesprek over werkstress kan gevoelig liggen. Je werknemer kan het idee hebben dat hij of zij ‘op het bankje geroepen’ wordt. Ook voor jou kan het spannend zijn. Het zou zomaar kunnen dat je werknemer jou verwijten maakt – ook al is dat misschien niet terecht.

Om geen tegenstanders te worden tijdens het gesprek, kun je naast elkaar gaan zitten (of lopen) in plaats van tegenover elkaar. Dat geeft meteen een andere, meer open sfeer. Zo straal je uit dat je je werknemer graag wilt helpen om stress te verminderen of te voorkomen.

4. Neem een open houding aan

Misschien ben je geneigd sommige gevoelens of gedachten in te vullen voor je werknemer. Maar wil je er écht achter komen hoe hij of zij zich voelt? Dan is het belangrijk om daarnaar te vragen.

Begin het gesprek door open vragen te stellen. Dus niet ‘Heb je last van stress?’ Maar: ‘Hoe gaat het?’ of ‘Hoe heb je de afgelopen maanden ervaren?’ Andere goede vragen om te stellen zijn: ‘Kan ik je helpen om je gezondheid te verbeteren?’, ‘Wat kunnen we aan je huidige takenpakket aanpassen?’ en ‘Waar krijg je energie van in je werk?’

Laat de werknemer vervolgens zelf bepalen wat hij of zij wil delen. Blijft het gesprek oppervlakkig? Deel dan wat jij merkt aan het gedrag van je werknemer en vraag of hij of zij dit herkent (zie stap 1).

5. Laat je oordeel achterwege

Iedereen ervaart stress anders. Waar de ene werknemer goed gaat op veel strakke deadlines, is dat voor de ander heel stressvol. Ook zelf zou jij misschien anders op een situatie reageren dan je werknemer. Toch is het belangrijk dat je je eigen oordeel voor je houdt.

Blijf dus weg bij uitspraken als ‘Dat kun je ook anders aanpakken’ of ‘Het is nergens voor nodig om je zo druk te maken’. Dat heeft vaak een averechts effect. Het maakt de sfeer eerder gespannen dan open. Geeft je werknemer jou negatieve feedback? Ook dan is het verstandig om objectief te blijven.

6. Luister met aandacht

Het klinkt simpel, maar niet iedereen is er even sterk in: goed luisteren. Ben je van nature extravert en geneigd veel te praten? Dan moet je er misschien iets meer je best voor doen om je werknemer zijn verhaal laten vertellen. Vooral als je werknemer zelf eerder introvert is.

Probeer niet in te vullen en durf stiltes te laten vallen. Zo krijgt de ander de kans om na te denken en een reactie te formuleren. Het kan helpen in je hoofd tot tien te tellen. Een andere optie: iemand een paar dagen nadenktijd geven over een lastige vraag.

7. Vat af en toe samen

Als je juist introvert bent, kan het ook lastig zijn uit jezelf een gesprek aan te gaan. Daar staat tegenover dat je waarschijnlijk goed bent in actief luisteren en het voeren van diepere gesprekken.

Introverte leidinggevenden hebben er extra baat bij een gesprek goed voor te bereiden. Daarnaast kan het helpen soms tussendoor samen te vatten wat je werknemer zegt. Vooral als je werknemer extravert is en de neiging heeft zijwegen in te slaan. Samenvatten maakt het gesprek overzichtelijk. Vanuit dit overzicht kun je nieuwe vragen bedenken of andere onderwerpen bespreken.

8. Vraag goed door

Ook doorvragen is een belangrijke gesprekstechniek. Toch is dat makkelijker gezegd dan gedaan. Het kan helpen om een echovraag te stellen. Hierin herhaal je de woorden van je werknemer, maar vraag je daarop door.

Je werknemer zegt bijvoorbeeld ‘De vergaderingen duren hier eindeloos’. Dan luidt de echovraag als volgt: ‘Wat maakt volgens jou dat die vergaderingen eindeloos duren?’ Zo vraag je om meer uitleg, waardoor je zeker weet dat je je werknemer goed begrijpt. Ook geeft het je tijd om zelf na te denken en laat je zien dat je hebt geluisterd.

9. Maak concrete afspraken (als dat nodig is)

Tijdens het gesprek heb je als het goed is besproken wat je werknemer kan helpen bij zijn of haar mentale gezondheid. Het is belangrijk daar concrete afspraken aan te koppelen, zodat het niet bij een voornemen blijft. Wat zou jij anders kunnen doen? En waarin is de werknemer zelf aan zet?

Zorg bijvoorbeeld voor flexibele werktijden, stimuleer gezonde voeding en beweging op de werkvloer en spreek je waardering uit. Geef af en toe een schouderklopje, een oprecht compliment en toon interesse. Uit onderzoek blijkt dat veel werknemers een persoonlijke blijk van waardering belangrijker vinden dan een financiële beloning, vertelt onderzoeker Margot Jansen in dit artikel over het wondermiddel waardering.

10. Blijf betrokken

Is het gesprek over stress achter de rug? Blijf ook dan betrokken bij je werknemer. Houd een vinger aan de pols en blijf alert op stress-signalen. Je hoeft natuurlijk niet elk uur bij iemand in te checken, maar zorg wel dat je wekelijks weet wat er speelt. Voer niet pas een gesprek als het echt niet meer gaat. Door regelmatig met je werknemer te praten, laat je zien dat je het welzijn van je werknemers serieus neemt. Én kun je verzuim als gevolg van stress verminderen – of zelfs voor zijn.