Pensioen voor medewerkers regelen in 6 stappen

Als (startende) mkb’er ben je het liefst met ondernemen bezig. Pensioen regelen staat vast niet hoog op je prioriteitenlijst, dat begrijpen we. Maar pensioen is juist een erg interessante arbeidsvoorwaarde. Eentje waarmee je medewerkers aantrekt én binnenhoudt. Hoe sluit je zo’n pensioenregeling af? En waar moet je dan op letten? We helpen je op weg met een handig stappenplan.

Zonder medewerkers geen business. Je kunt alleen goed werk leveren, nieuwe klanten scoren en doorgroeien als je mensen hebt op wie je kunt bouwen. Maar in steeds meer branches is er krapte op de arbeidsmarkt. Goed personeel is schaars. Dan is het verstandig om juist nu goed werkgeverschap te tonen. Dat doe je onder andere door medewerkers een goed pensioen te bieden. Dit pensioen wordt ook wel het werkgeverspensioen genoemd en is voor je medewerkers straks een welkome aanvulling op hun AOW.

Ver-van-mijn-bedshow

Pensioen is vaak het ondergeschoven kindje in het arbeidsvoorwaardenpakket. Voor ongeveer een op de tien medewerkers is geen aanvullend pensioen geregeld. Niet alle werkgevers zijn namelijk verplicht een pensioenregeling aan te bieden. Ook voelt pensioen voor veel werknemers als een ver-van-mijn-bedshow: “Wat heb ik daar nú aan?”

Daarom is er tijdens salarisonderhandelingen vaak weinig aandacht voor pensioenregelingen. Zonde, want pensioen is uitgesteld salaris. Ook levert het belastingvoordelen op voor je werknemers en lagere werkgeverslasten voor je bedrijf. Pensioen aanbieden is hierdoor voordeliger dan extra salaris geven.

Bied je wél pensioen aan? En benoem je die voordelen ook? Dan zien werknemers je als een aantrekkelijke werkgever die oog heeft voor hun financieel welzijn later. En dat leidt tot tevreden (nieuwe) werknemers en een grotere loyaliteit.

Welke stappen moet je nemen als je een pensioenregeling wilt afsluiten?

Vertel dat pensioen uitgesteld salaris is.

Stap 1: check of je verplicht pensioen voor medewerkers moet aanbieden

De eerste stap: check of je verplicht pensioen moet aanbieden via een bedrijfstakpensioenfonds (BPF). Voor zo’n 70% van de bedrijven in Nederland is dat zo, meldt de Kamer van Koophandel (KVK). Op de website van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) staat voor welke bedrijfstakken er een verplicht pensioenfonds is. Heb je bijvoorbeeld een communicatiebureau? Vul dan ‘communicatiebureau’ in bij de tool op de website. Als er geen resultaat verschijnt, is er geen verplicht bedrijfstakfonds. Vraag je pensioenadviseur of een andere onafhankelijke adviseur om hulp bij deze analyse.

Er zijn ruim 40 bedrijfstakpensioenfondsen. Bekende fondsen zijn bijvoorbeeld het ABP (voor overheid en onderwijs) en het Pensioenfonds Metaal en Techniek. Dus als je een metaalbewerkingsbedrijf hebt, ben je waarschijnlijk verplicht pensioen te regelen via dat fonds. ‘Waarschijnlijk’, omdat de omschrijving van je werkzaamheden bij de KVK de doorslag geeft of je wel of niet verplicht bent. De exacte omschrijving van je bedrijf lees je in de zogeheten activiteitencodes (SBI-codes) die bij ‘activiteiten’ op je KVK-uittreksel staan.

Mogelijk valt je bedrijf onder een collectieve arbeidsovereenkomst (cao) vallen waar een pensioenverplichting in staat. Dat is zo wanneer je lid bent van een werkgeversorganisatie die een bedrijfstak-cao heeft. Dit geldt ook als een bedrijfstak-cao algemeen verbindend is verklaard (AVV). Dan geldt die cao automatisch voor alle werkgevers in die bedrijfstak.

Stap 2: vraag naar de wensen en behoeften van je medewerkers

Een pensioen is voor veel medewerkers een belangrijke secundaire arbeidsvoorwaarde. Uit onderzoek van PanelWizard in opdracht van vacaturewebsite Indeed blijkt dat maar liefst 93% van de medewerkers een pensioenregeling belangrijk vindt. Het onderzoek komt uit 2020.

Maar wat zijn hun wensen en behoeften voor zo’n regeling dan precies? Vraag het aan je medewerkers! Dat kan in een persoonlijk gesprek. Met een vragenlijst breng je de wensen overzichtelijk in kaart. Denk aan vragen zoals:

• Wil je zelf beleggingskeuzes kunnen maken voor je pensioenopbouw?
• Wil je zelf vrijwillig extra premie kunnen inleggen?
• Wil je verzekerd zijn als je overlijdt of arbeidsongeschikt raakt?

Wil je alle mogelijke keuzes in de vragenlijst opnemen? Vraag dan advies aan een onafhankelijk pensioenadviseur.

Stap 3: bepaal welke soort pensioenregeling bij je bedrijf past

Val je niet onder een verplichte pensioenregeling en weet je inmiddels wat de wensen van je werknemers zijn? Dan kun je je medewerkers zelf een goed pensioenplan aanbieden. Je kunt dan kiezen uit twee (basis)smaken: een ‘solidaire’ of een ‘flexibele’ beschikbarepremieregeling. Wat die pensioenregelingen inhouden?

Solidaire pensioenregeling

Bij een solidaire premieregeling worden de premies voor iedere deelnemer in een eigen pensioenpotje gestort. Ook de beleggingsresultaten van deze inleg komen in dat persoonlijke potje terecht. Maar alle premies van deelnemers in dezelfde regeling worden collectief belegd. Zo delen deelnemers de beleggingsrisico’s. Dit betekent dat individuele deelnemers ook zelf geen beleggingskeuzes kunnen maken.

Daarnaast bouwen je medewerkers samen een ‘solidariteitsreserve’ op. Deze reserve van maximaal 15% van het totaal belegde vermogen blijft dan in een gezamenlijke pot met geld. De reserve kan de persoonlijke pensioenvermogens of pensioenuitkeringen aanvullen, mocht dat nodig zijn door bijvoorbeeld tegenvallende beleggingsresultaten.

Flexibele pensioenregeling

Bij de flexibele premieregeling delen je medewerkers juist geen of minder risico’s met elkaar. Elke medewerker kan laten beleggen op de manier die bij de persoonlijke situatie past. Deze manier van beleggen kunnen ze met een flexibele regeling vaak ook tussentijds bijstellen. Hierdoor hebben je medewerkers invloed op de opbouw van hun pensioenvermogen. Bij pensionering kunnen zij kiezen voor een vaste of variabele pensioenuitkering. Een vaste uitkering geeft meer zekerheid, maar begint vaak lager en stijgt niet mee met de economie.

Kortom: flexibel is ook echt flexibel, want je geeft je medewerkers keuzemogelijkheden. Hierdoor bouwen zij pensioen op hun eigen manier op met het geld dat je als werkgever voor hen inlegt.

En dan is er nog een derde variant: de zogeheten premie-uitkeringsregeling (PUR). De premie-uitkeringsregeling is vergelijkbaar met de flexibele premieregeling. Bij een PUR kunnen deelnemers vanaf 15 jaar vóór de AOW-datum nog gegarandeerd pensioen kopen.

Stap 4: kies een type pensioenuitvoerder

Weet je welke regeling je wilt? Dan volgt stap 4: je werkgeverspensioen onderbrengen bij een pensioenuitvoerder. Sluit je niet aan bij een bedrijfstakpensioenfonds (BPF)? Dan kun je de pensioenregeling onderbrengen bij een algemeen pensioenfonds (APF), een verzekeraar zoals Nationale-Nederlanden of een premiepensioeninstelling (PPI), bijvoorbeeld BeFrank.

Wat zijn de verschillen tussen pensioenuitvoerders?

Een APF is een pensioenfonds dat één of meer pensioenregelingen uitvoert voor werkgevers die zich daarbij vrijwillig aansluiten. Een APF kon volgens de oude regels zowel DB- als DC-regelingen uitvoeren. En volgens de nieuwe pensioenregels kan een APF solidaire en flexibele premieregelingen aanbieden.

Een PPI verzorgt alleen de opbouw van pensioenvermogen. Medewerkers kunnen daarbij vaak zelf beleggingskeuzes maken, zoals bij een flexibele premieregeling. Met het opgebouwde pensioenkapitaal moeten zij wel - als ze (bijna) met pensioen gaan - een pensioenuitkering kopen. Ze kunnen een variabele pensioenuitkering aankopen bij de PPI. Voor een vaste pensioenuitkering kunnen ze alleen terecht bij een verzekeraar.

Een pensioenverzekeraar verzorgt de opbouw van pensioenvermogen en biedt beleggingsmogelijkheden, zoals binnen een flexibele premieregeling. Daarnaast biedt de verzekeraar aan medewerkers de vrije keuze voor de aankoop van een vaste of een variabele pensioenuitkering. Deze aankoop kunnen medewerkers doen bij dezelfde verzekeraar of bij een andere uitvoerder. Je medewerkers hebben vervolgens verschillende mogelijkheden voor hoe zij hun pensioen precies willen laten uitkeren.

Stap 5: bepaal de keuzemogelijkheden binnen je pensioenregeling

Je weet nu wat je als ondernemer wilt. Je weet wat je medewerkers willen. En je weet welk type pensioenuitvoerder je wilt kiezen. Tijd voor de pensioendetails.

Kijk bij verschillende aanbieders welke zekerheden en/of keuzemogelijkheden er binnen hun pensioenregelingen zijn. Voor jou als werkgever, maar zeker ook voor je medewerkers. Bijvoorbeeld hoe risicovol zij kunnen (laten) beleggen met het pensioengeld. Of zij zelf ook extra geld mogen inleggen. Of extra pensioen voor een partner mogelijk is bij overlijden. Het is verstandig om deze vergelijking van aanbieders samen met een onafhankelijk pensioenadviseur te doen.

Let ook op praktische mogelijkheden bij keuzes voor een pensioenregeling. Kunnen medewerkers en werkgevers de pensioenregeling bijvoorbeeld online inzien en beheren?

Vergelijk de mogelijkheden met elkaar en kies een passend pensioen voor je medewerkers.

Stap 6: informeer je medewerkers over de pensioenregeling

De laatste stap is het informeren van je medewerkers over de pensioenregeling die je gaat aanbieden. Je medewerkers willen graag weten waar zij aan toe zijn. En aan welke knoppen zij kunnen draaien voor het opbouwen van hun pensioen. Leg ook uit hoe je als werkgever met de pensioenregeling bijdraagt aan de financiële toekomst van je medewerkers. Veel medewerkers zijn zich daar namelijk niet van bewust.

Een pensioenadviseur helpt je als ondernemer vaak bij de communicatie over de gekozen pensioenregeling, bijvoorbeeld via informatiebijeenkomsten, inloopspreekuren, webinars of workshops. Ook pensioenuitvoerders ondersteunen hierbij.

Nationale-Nederlanden biedt ook Pensioen APK-gesprekken aan. Tijdens deze persoonlijke gesprekken bespreken je werknemers hun financiële situatie en wensen met een deskundige. Dat kan je eigen (pensioen)adviseur zijn. Wanneer wil je werknemer met pensioen? Is het mogelijk om al eerder te stoppen met werken? En welke keuzes zijn dan slim om te maken?

Tijdens een Pensioen APK krijgen werknemers inzicht in hun inkomen nu én later. Daardoor sluit het pensioen nog beter af op hun persoonlijke situatie. Een beter cadeau kun je ze als werkgever bijna niet geven!