Checklist: wat mag je wel en niet vragen aan een zieke werknemer?

Een ziekmelding is vervelend. Als werkgever wil je hier goed mee omgaan. Je toont begrip, maar je wilt ook weten wat nodig is voor de werkplanning. Tegelijk moet je je houden aan de privacywetgeving. Wat mag je wel en niet vragen? En hoe houd je goed contact met je zieke werknemer? Gebruik deze checklist met tips over wat je mag vragen aan je zieke werknemer.

Wat mag je wél vragen aan je zieke werknemer?

Bij een ziekmelding mag je alleen vragen en vastleggen wat nodig is om te weten. Dit is informatie om te bepalen hoe je de werkzaamheden van je zieke werknemer kunt opvangen. Je mag ook vragen stellen die nodig zijn om de loondoorbetalingsplicht te beoordelen.

Dit mag je vragen én vastleggen als je werknemer ziek is:

• Het telefoonnummer waarop je werknemer bereikbaar is en het (verpleeg)adres.
• Hoe lang je werknemer verwacht ziek te zijn.
• Welke lopende werkzaamheden en afspraken er zijn.
• Of de ziekte van de werknemer komt door een arbeidsongeval.
• Of er sprake is van een verkeersongeval. Als dit het geval is, kun je de verzuim- en re-integratiekosten terugvragen aan de veroorzaker van het ongeval.
• Of het verzuim valt onder de Ziektewet (Vangnetregeling). Je kunt dan recht hebben op een ziektewetuitkering van UWV. Meestal geeft de arbodienst aan of het ziekteverzuim onder het Vangnet van de Ziektewet valt.

Bron: Autoriteit Persoonsgegevens

Wat mag je niet vragen aan je zieke werknemer?

Je mag geen medische informatie vragen. Dit heeft te maken met de privacywetgeving. Houd je hier onvoldoende rekening mee? Dan kun je een boete krijgen. Ook kan het negatieve gevolgen hebben op de werkverhouding met je werknemer. Het is daarom belangrijk om te weten wat je niet mag vragen en doen. Je mag het volgende niet vragen of vastleggen:

• De aard en oorzaak van de ziekmelding

Alleen de bedrijfsarts mag medische vragen stellen. De bedrijfsarts vertaalt dit naar informatie die je als werkgever nodig hebt voor de re-integratie en loondoorbetaling tijdens ziekte. Gezondheidsinformatie van de werknemer zijn medische persoonsgegevens. Deze vallen onder de bescherming van de privacywetgeving AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Geef de werknemer de ruimte om te delen wat hij of zij wilt delen. Je mag geen gezondheidsinformatie vastleggen of delen.

• Een diagnose of voorstel voor behandeling

Je mag aan je zieke werknemer geen vragen stellen of informatie vastleggen over de diagnose en de behandeling. Ook mag je geen diagnose stellen over de klachten die je werknemer ervaart. Of een behandeling voorstellen, ook al is het met goede bedoelingen. Alleen een bedrijfsarts kan dit beoordelen en aanbieden aan de werknemer.

• Vragen die druk geven om terug te keren

Natuurlijk hoop je dat je werknemer snel terugkeert. Maar je mag geen vragen stellen die druk uitoefenen op je zieke werknemer. Denk bijvoorbeeld aan vragen stellen als: ‘Wanneer kan je weer werken, want het is druk en er zijn meer zieke collega’s?’.

• Vragen over persoonlijke omstandigheden

Stel geen vragen over de persoonlijke omstandigheden van je werknemer. Het kan natuurlijk zo zijn dat je werknemer dit uit zichzelf deelt. Dit mag je dan niet vastleggen of delen.

Hoe blijf je goed in contact?

De bedrijfsarts bepaalt of en hoeveel je zieke werknemer kan werken en heeft contact over het herstel. Ook voor aangepast werk en de mogelijke inzet van interventies (behandelingen).

Als werkgever is het ook belangrijk om contact te hebben met je zieke werknemer. Zo voldoe je aan de wettelijke verplichtingen. En laat je zien dat je betrokken bent bij je zieke werknemer. Zo voelt je werknemer zich gehoord en gezien. Hieronder staan meer voorbeelden van vragen die je wél mag stellen.

• Hoe gaat het met je?

Je laat met deze vraag zien dat je meeleeft en oprechte interesse toont. Je werknemer vindt het vast niet fijn om ziek te zijn. Let er wel op dat je niet vraagt naar medische details. Deze vraag kun je natuurlijk ook stellen als je werknemer (nog) niet ziek is. Dit draagt ook bij aan een open bedrijfscultuur.

• Wil je weten wat er op het werk speelt?

Als zieke werknemer kan het soms moeilijk zijn om verbonden te blijven met het team. En met de ontwikkelingen op de werkvloer. Het verschilt per situatie of contact hierover verstandig is. Heeft je werknemer bijvoorbeeld een gebroken been, gaat het mentaal goed maar lukt werken niet? Dan is dit een vraag die je kunt stellen. Heeft je werknemer last van stress of andere mentale klachten? Dan kan het juist verstandig zijn om deze vraag niet te stellen. Schat dus per situatie in of deze vraag passend is. Je kunt natuurlijk ook de casemanager van je arbodienst om advies vragen.

• Hoe wil je contact houden?

Je mag vragen hoe, waar en wanneer de werknemer het liefst met je in contact wil zijn. Is dit bijvoorbeeld telefonisch of via e-mail? Verblijft hij of zij thuis of ergens anders? Bijvoorbeeld omdat er hulp nodig is. Hoe iemand graag contact houdt, is persoonlijk. Door te vragen wat prettig is, respecteer je iemands situatie en wensen.

• Welke vervolgafspraak maken we?

Het is belangrijk om regelmatig contact te hebben met je zieke werknemer. Verwacht je werknemer langer ziek te zijn? Dan kun je tijdens een contactmoment afspraken maken wanneer je elkaar weer spreekt. Spreek ook af wie er belt en op welk moment. Met een duidelijke vervolgafspraak houd je goed contact zonder druk te zetten.

Waarom goed contact met een zieke werknemer belangrijk is

Het omgaan met een zieke werknemer vraagt om een zorgvuldige aanpak. Je hebt een belangrijke rol in het verzuimproces. De manier waarop je het gesprek voert, maakt het verschil. Bijvoorbeeld door het tonen van begrip laat je betrokkenheid zien. Werknemers voelen zich gesteund tijdens het herstel als je goed handelt. Duidelijke communicatie en je inleven werknemer maken het verschil.

Checklist: dit moet je doen als je werknemer ziek is

Het liefst heb je nooit zieke werknemers. Maar helaas heb je daar als ondernemer wel mee te maken. Dit moet je doen als je werknemer ziek is.

Lees meer

Ondernemersverhaal: zo pakt Daan Berkhoff van Humanoid ziekteverzuim aan binnen zijn mkb-bedrijf

Daan Berkhoff, mede-eigenaar van Humanoid, deelt hoe zijn verzuimverzekering bijdraagt aan het creëren van financiële rust. En hoe de verzekering hem helpt om snel te schakelen als een werknemer uitvalt. Hierdoor kan hij zich onbezorgd focussen op de groei van zijn bedrijf.

Lees meer

Werknemer ziek? Risico’s als je niet goed verzekerd bent

Je ontdekt vaak pas hoe je verzekerd bent wanneer je een zieke werknemer hebt. Start het nieuwe jaar met een verzuimverzekering die bij je past.

Lees meer