Checklist: dit moet je doen als je werknemer ziek is

Als een werknemer ziek wordt, krijg je als werkgever direct te maken met verplichtingen en praktische gevolgen. Je moet voldoen aan wet- en regelgeving, het loon doorbetalen en de verhoogde werkdruk binnen je team opvangen. Ook kan het werk vertragen. In deze checklist lees je wat je moet regelen als je werknemer ziek is.

Volgens de wet moet je het loon van een zieke werknemer twee jaar doorbetalen. En er alles aan doen om je werknemer weer aan het werk te krijgen. Daarvoor gelden verschillende wettelijke verplichtingen vanuit bijvoorbeeld de Arbowet, Wet verbetering poortwachter, Ziektewet en WIA. Ook bij je verzekeraar heb je verplichtingen. In onderstaande checklist leggen we de belangrijkste uit.

1. Ziekmelden

Is je werknemer ziek? Meld dit dan binnen twee dagen bij je arbodienst. Als je arbodienstverlening hebt meeverzekerd, meld je dit bij je verzekeraar. Zij geven de ziekmelding vervolgens aan de arbodienst door. De arbodienst neemt contact op met je zieke werknemer. De arbodienst helpt je bij de verzuimbegeleiding van je zieke werknemer. Ook ondersteunen ze je met adviezen zodat je aan de wettelijke verplichtingen voldoet.

2. Maandelijkse controle van de ziekmelding

Is je werknemer langer ziek dan je eigenrisicoperiode óf langer dan zes weken? Controleer dan de ziekmelding. Je verzekeraar kan vragen om het verzuimoverzicht van je arbodienst en/of de loonstrook te uploaden.

3. Uiterlijk in week 6 – opstellen probleemanalyse

Bij dreigend langdurig verzuim maakt de bedrijfsarts een probleemanalyse. Je krijgt advies over taken die je zieke werknemer kan doen en wanneer hij terugkeert. Daardoor begrijp je beter wat de beperkingen en mogelijkheden van je zieke werknemer zijn. Het advies helpt jou en je werknemer bij het maken van een Plan van aanpak (Pva).

4. Week 8 – opstellen Plan van aanpak

Binnen acht weken na de ziekmelding maak je met je werknemer een Pva. Dit beschrijft de re-integratieaanpak. Je stelt géén Pva op wanneer je werknemer verwacht binnen twaalf weken volledig te herstellen. Duurt het tóch langer? Dan stel je samen met je werknemer wél een Pva op. Leg alle afspraken over de re-integratie met je werknemer vast in een verslag. Het verslag verduidelijkt de re-integratieverwachtingen voor jou en je werknemer.

5. Na week 8 – uitvoeren Plan van aanpak

Samen met je werknemer en de casemanager voer je de afspraken uit het Pva uit. Je werknemer is verplicht actief mee te werken aan de re-integratie. Je bespreekt regelmatig - minimaal iedere zes weken - de voortgang met je werknemer. Zo nodig stel je het Pva bij. Door dit elke zes weken te doen, behoud je controle over de re-integratie.

6. Na 42 weken ziek – melding bij UWV

Je meldt je werknemer ziek bij UWV. Dit moet uiterlijk de eerste werkdag nadat je werknemer 42 weken ziek is. Dit heet de 42e-weeksmelding. Daarnaast zet je uiterlijk tussen week 42 en 52 een arbeidsdeskundig onderzoek in. Door de melding op tijd bij UWV te doen, voorkom je een boete.

7. Tussen week 46 en 52 - eerstejaarsevaluatie

Hierin bespreek je samen met je werknemer en de bedrijfsarts de voortgang van de re-integratie. Dit is ook de uiterlijke startdatum voor een tweede spoortraject. Dit traject start als een langdurig zieke werknemer niet kan terugkeren binnen de eigen organisatie. Je kijkt dan samen naar mogelijkheden om te re-integreren bij een andere werkgever.

8. Week 88 - WIA-aanvraag en re-integratieverslag opstellen

Je werknemer kan tussen de 88e en 93e week bij UWV een WIA-uitkering aanvragen. Daarnaast stel je in overleg met je werknemer en de bedrijfsarts een re-integratieverslag op. In dit verslag staan alle afspraken en resultaten over de werkhervatting en is onderdeel van de WIA-aanvraag.

9. Week 91 – eindevaluatie

Samen met je werknemer stel je een eindevaluatie op. Het re-integratieverslag is hier onderdeel van. De bedrijfsarts stelt hiervoor een medische beoordeling op. Die is alleen voor de werknemer bedoeld en kun je als werkgever niet bekijken. Samen leg je in de eindevaluatie vast wat de status van de re-integratie is.

10. Week 93 – WIA-documenten (re-integratieverslag) aanleveren

Je stuurt de belangrijkste documenten naar UWV. Daarna beoordeelt UWV deze en voert een WIA-keuring uit.