Ga direct naar inhoud

Bewaartermijn: hoe lang administratie bewaren?

Heb jij ook mappen vol met afschriften, brieven van de Belastingdienst, bonnetjes en handleidingen? Moet je die allemaal bewaren? Of kan het bij het oud papier? We zetten de bewaartermijnen voor je op een rij. Zo weet je hoe lang je administratie moet bewaren en wat weg kan.

Hoe lang moet je particuliere administratie bewaren?

Als particulier ben je niet verplicht om je administratie te bewaren. De Belastingdienst kan wel tot 5 jaar terug belasting navorderen. Daarom is het slim om je administratie voor de Belastingdienst minimaal 5 jaar na je belastingaangifte te bewaren. Denk daarbij aan bankafschriften en loonstroken en administratie over je hypotheek of aftrekposten.

Ontdek onze belastingtips

Hoe lang moet je zakelijke administratie bewaren?

Als ondernemer of zzp’er ben je verplicht je zakelijke administratie te bewaren. De bewaartermijn is voor de meeste stukken 7 jaar. Onder zakelijke administratie vallen onder andere:

  • ontvangen en verzonden facturen
  • bankafschriften
  • loonadministratie
  • gegevens over de voorraad
  • kilometerregistratie

Voor sommige zakelijke administratie geldt een bewaarplicht van 10 jaar, namelijk:

  • gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand;
  • gegevens over de levering van elektronische diensten, radio- en televisie omroepdiensten en telecommunicatiediensten.

Voor overige gegevens kun je afspraken maken met de Belastingdienst om ze korter te bewaren dan 7 jaar. Ook kun je afspraken maken over de vorm waarin je je zakelijke administratie bewaart (digitaal of op papier).

Ondernemen en je financiën

Als ondernemer moet je veel regelen. Zo pakken andere ondernemers hun financiën aan.

Zo regelen zij het

Wat is de bewaartermijn?

Bekijk per rubriek hoe lang je je administratie het beste kunt bewaren.

Bankafschriften

Als particulier heb je geen wettelijke bewaartermijn voor bankafschriften. Je bent niet verplicht om ze te bewaren. Toch is het wel verstandig om je bankafschriften minimaal 5 jaar te bewaren. De Belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen. Dan is het handig als je je oude bankafschriften nog hebt.

Ben je ondernemer? Dan moet je je bankafschriften minimaal 7 jaar bewaren.

Bankafschriften bewaar je misschien niet alleen voor de Belastingdienst. Andere redenen om je bankafschriften te bewaren, zijn:

  • als garantiebewijs (handig als je het bonnetje niet hebt bewaard).
  • als aankoopbewijs als je een schadeclaim indient.
  • als bewijs dat je hebt betaald. Denk aan premies voor een verzekering.

Het is niet nodig om hele mappen met papieren rekeningafschriften te bewaren. Via internetbankieren kun je vaak een paar jaar terugkijken. Ga wel na hoe lang je bij jouw bank terug kunt kijken. Dat verschilt. Het is handig om elk jaar je bankafschriften te downloaden en (digitaal) te bewaren. Dan kun je ze daarna altijd inzien.

Wil je verder terugkijken dan mogelijk is via internetbankieren? Dan kun je oude bankafschriften opvragen. Je bank brengt hier misschien wel kosten voor in rekening.

Belastingpapieren

Voor particulieren geldt geen bewaarplicht voor belastingpapieren. Wel is het slim om je deze ook minimaal 5 jaar te bewaren.

Denk bij belastingpapieren onder andere aan:

  • brieven van de Belastingdienst
  • loonstroken
  • bewijs voor aftrekposten, zoals je hypotheekrenteaftrek

Lees meer over belastingaangifte doen

Ben je ondernemer? Dan ben je wettelijk verplicht om je administratie minimaal 7 jaar te bewaren.

Pensioenoverzichten

Het is slim om je oude pensioenoverzichten te bewaren. Zo weet je hoeveel pensioen je opbouwt. Ook zijn oude pensioenoverzichten handig als je vermoedt dat er een fout is gemaakt.

Heb je je oude pensioenoverzichten niet bewaard? Via Mijnpensioenoverzicht.nl kun je zien waar je pensioen hebt opgebouwd en hoeveel dat is.

Heb je een pensioen bij Nationale-Nederlanden? Kijk dan op mijn.nn.

Verzekeringspapieren

Je verzekeringspapieren hoef je over het algemeen niet lang te bewaren.

  • Polisblad: Voor veel verzekeringen ontvang je jaarlijks een nieuw polisblad, bijvoorbeeld voor je zorgverzekering of inboedelverzekering. De polissen van voorgaande jaren kun je weggooien zodra je je nieuwe verzekeringspapieren hebt ontvangen. Het meest recente polisblad bevat alle gegevens die je nodig hebt.

  • Polisvoorwaarden: deze krijg je meestal eenmalig toegestuurd. Bewaar deze in ieder geval zo lang de polis loopt.

  • Winstbrief levensverzekering: Heb je een levensverzekering met winstdeling? Dan krijg je daar ieder jaar een winstbrief van. Je ontvangt deze brief in de periode mei tot en met september. Deze winstbrief is iets anders dan een polisblad. Bewaar beide documenten goed. Je hoeft ze niet van alle jaren te bewaren. Dit kun je wel doen als een overzicht wilt hebben van de bedragen over een langere periode.
Overige administratie

Dan is er nog je overige administratie, zoals bonnetjes, handleidingen en contracten.

  • Bonnetjes van aankopen: bewaar deze zolang als de garantie duurt.
  • Handleidingen hoef je niet per se te bewaren. Deze kun je bijna allemaal wel online vinden.
  • Arbeidsovereenkomsten of huurcontracten: bewaar deze minimaal 5 jaar nadat het contract beëindigd is.
  • Contract van je energieleverancier, telefoonabonnement of sportschool: 2 jaar nadat je contract is beëindigd, kun je het contract weggooien. Na 2 jaar verjaren je rekeningen namelijk.

Wil je meer weten?