De ongeschreven regels voor ​​betaalverzoeken: ‘De timing en toon zijn heel belangrijk’

Anne-Marie van Leggelo maakte het laatst zelf nog mee. Ze had een betaalverzoek ontvangen, en betaalde pas ruim een dag later. “Ik had er een goede reden voor”, legt de directeur van Het Etiquette Bureau lachend uit. “Ik zat in het vliegtuig terug van mijn vakantie in Dubai. Maar tóch voelde het niet prettig. Ik heb meteen bij aankomst op Schiphol betaald.”

Is een dag later betalen dan al te laat?

“De ongeschreven regel is: betaal zo snel mogelijk. Dan is de kans klein dat je het vergeet. De meeste mensen betalen meteen of dezelfde dag nog. Mijn advies: betaal in ieder geval binnen 48 uur. Iemand schiet jou geld voor. Dan is het netjes als je op tijd terugbetaalt. Je wilt de ander geen ongemak of teleurstelling bezorgen.”

En een betaalverzoek versturen: hoe snel na een gezamenlijke uitgave doe je dat?

“De timing is belangrijk. Stuur geen betaalverzoek als je nog bij elkaar bent. Ook niet meteen als je na een date het restaurant uitloopt. Dat komt opdringerig over. Wacht even een paar uur. Later op de dag of de volgende ochtend is prima. Ook hier is maximaal 48 uur een goede richtlijn. Daarna voelt de afspraak als ‘lang geleden’ en vergeten mensen het makkelijker.”

Wat doe je als de ander niet betaalt?

“Stuur niet meteen een herinnering, geef iemand de kans te betalen. Na zo’n zeven tot negen dagen is een herinnering op z’n plek. Schrijf er dan een luchtig berichtje bij. ‘Hoi! Was gezellig laatst. Ik zag dat je nog niet betaald had. Geen haast hoor, maar hierbij een reminder dat de betaallink over een paar dagen vervalt. Alvast bedankt!’ Dat is een duidelijke hint. Grote kans dat de ander het gewoon vergeten is. Betaalt diegene nog steeds niet? Bel dan even. Dat is persoonlijker dan een appje.”

Wat zijn verder ongeschreven regels als je de kosten wilt verdelen?

“Ongevraagd een betaalverzoek sturen kan echt niet. Daar overval je iemand mee. Bij verjaardagen of etentjes thuis is het ook niet gepast. Wie uitnodigt, betaalt. De belangrijkste etiquetteregel is: communiceer duidelijk over je bedoeling. Trakteer jij of gaan jullie de rekening delen? Dan weet iedereen waar hij aan toe is.

Een betaalverzoek sturen voor eten dat je al in huis had, is ook niet zo handig. Wil je toch graag de kosten delen, bijvoorbeeld als de groep heel groot is? Of omdat jij wel heel vaak etentjes organiseert? Wees daar dan vooraf duidelijk over, in een vriendelijk berichtje. ‘Ik kook heel graag voor jullie. Laat mij de spullen in huis halen. Zullen we de kosten wel splitten?’

Kan je een betaalverzoek sturen voor een klein bedrag, zoals € 0,50 of € 1,-?

“Dat is een lastige. Je kan niet in andermans portemonnee kijken. Wat voor de één een klein bedrag is, is dat voor de ander niet. In de zakenwereld is het vreemd, voor studenten kan het heel normaal zijn. En als je voor dertig mensen € 1,- voorschiet, telt dat toch op.

Ga op je gevoel af. Vind ik dit bedrag het waard om te delen? Soms is trakteren beter. Bijvoorbeeld als je een koffie haalt voor een goede vriend of collega. Dat is een leuk gebaar en je krijgt het waarschijnlijk vanzelf terug. Bij twijfel: verplaats je in de ander. Hoe zou je het zelf vinden om zo’n betaalverzoek te krijgen?

Door omstebeurt te betalen, verdeel je de kosten ook. En het is net wat gezelliger dan de kosten splitten. Nog een tip: maak er een rond bedrag van. € 8,27 voelt onnodig precies en formeel. Een bedrag van € 8,- oogt eleganter. Het laat zien dat je niet op elke cent let. Al zijn er uitzonderingen. Maak je veel kosten, bijvoorbeeld voor de ​boodschappen op vakantie met vrienden? Dan zijn precieze bedragen eerlijker.”

Betaalverzoeken zijn eerlijk. Wat zijn andere voordelen?

“Ze zijn supersnel, praktisch en overzichtelijk. Je hoeft geen bankrekeningnummers meer te noteren. Of in een café om een aparte bon per persoon te vragen. Dat scheelt iedereen gedoe. Ook kan je het bedrag aanpassen. En de app stuurt meestal automatisch herinneringen. Heb jij een groot ​cadeau voorgeschoten? Dan zie je precies wat je van wie hebt ontvangen. Dat zorgt voor meer ​​inzicht in je inkomsten en uitgaven.”

Zijn betaalverzoeken typisch Nederlands?

“Een beetje wel. We vinden het heel normaal om snel een betaalverzoek te sturen. Daar zijn we vrij direct, praktisch en open in. Niet voor niets staat kosten verdelen in het buitenland bekend als ‘Going Dutch’.”

Hoe gaan ze over de grens om met ​​een gezamenlijke uitgave?

“Inmiddels heb je betaalverzoeken in veel landen. Maar in West-Europa zijn ze gebruikelijker dan in traditionelere Europese landen, zoals Spanje en Italië. Daar delen ze over het algemeen minder snel de rekening. En bij een date betaalt de man sneller. Al is dat ook niet zwart-wit: in Noord-Italië vinden mannen het minder erg als een vrouw betaalt dan op Sicilië. Daar zijn ze toch wat ze traditioneler.

En neem een land als Japan: daar kan een betaalverzoek absoluut niet. Dat beschadigt de eer en harmonie. Geven zonder iets terug te verwachten is hier de norm. Kijk dus altijd met wie je te maken hebt en stem je betaalgedrag af op de cultuur.”

Heb je nog tips om ongemak te voorkomen?

“Dan kom ik toch weer op: duidelijk en vriendelijk communiceren. Dat is zo belangrijk. Geld is een gevoelig onderwerp. Veel ruzies ontstaan door verkeerde communicatie of beloftes die je niet nakomt.” Lees ook: ​Waarom praten over geld zo lastig is (maar wél belangrijk).

“Een betaalverzoek is praktisch, maar kan ook afstandelijk overkomen. Dat voorkom je door een persoonlijk, luchtig bericht toe te voegen, met een emoji erbij. Alles valt of staat met de toon waarop je het brengt.”